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SMART DOCS
Software de Gestión de Documentos
Conformidad de documentos digitales eficiente en costos para sistemas globales de gestión de calidad y seguridad alimentaria.
SMART DOCS
Software de Gestión de Documentos
Conformidad de documentos digitales eficiente en costos para sistemas globales de gestión de calidad y seguridad alimentaria.
Características de la Gestión de Documentos Digitales
Características que hacen que cualquier programa de gestión de calidad y seguridad alimentaria sea rentable y esté listo para auditorías.
Crea documentos con nuestra aplicación ya sea mediante un editor de texto en línea, subiendo documentos existentes o enlazando desde documentos corporativos.
Gestiona el ciclo de vida de documentos con un flujo de trabajo configurable de múltiples etapas, control de versiones y funciones de registro de auditoría.
Crea, modifica y mantiene documentos para garantizar la autenticidad, integridad y confidencialidad electrónicas de los documentos según el 21 CFR Parte 11.
Una lista integrada de normas globales de calidad y seguridad alimentaria que te permite mantener actualizados tus requisitos del programa.
Mantén tu programa listo para auditorías con nuestras funciones de gestión de tareas, programación, flujo de trabajo y registro de auditorías.
Haz una copia de seguridad de los documentos de tu programa exportándolos o descargándolos en copias en formato PDF.
Garantice el éxito de la auditoría y agilice el proceso.
Programas de auditoría personalizados con plantillas a medida para sustituir la auditoría en papel.
Realice auditorías sin conexión en lugares remotos o con mala conectividad mediante la aplicación de auditoría sin conexión.
Simplifique la gestión de las NC asignando medidas correctoras, supervisándolas y enviando recordatorios.
Cuantifique los resultados de las auditorías con respuestas y calificaciones automatizadas basadas en puntuaciones.
Programe auditorías internas o externas con la función de planificación, y realice un seguimiento de las mismas para mantener el cumplimiento del calendario histórico.
Visualice los KPI de las auditorías con los gráficos de nuestro panel de control y las funciones de generación de informes.
Realice auditorías en su propio idioma con nuestra función de soporte multilenguaje.
La eficiente función de gestión de auditorías permite realizar un seguimiento y mejorar las deficiencias de cumplimiento.
Smart Features
No matter which quality or food safety standards you follow, our standard configurator provides most global standard checklists. Whenever there are changes to the standard, we update the standard to meet the latest requirements and help you migrate your existing program.
Replace your binders with Smart Doc to demonstrate audit readiness and comply with the audit requirements. Manages all documents in a centralized location for easy search and access with a time stamped audit trail as required by 21 CFR Part 11 Document Compliance. Smart Linking feature provides you with the ability to link policies, procedures, and records to relevant records and references to other modules with one click. No more searching for binders during audits, pass on the
fly.
The notification capability lets you configure when and how a user needs to be notified for which actions by email, sms, or through the in-app notifications. The notification configuration can be configured to receive notifications when a document is submitted, Approved, Rejected, or Published.
Scheduling Capability lets you keep track of the document life cycle for review and expiry. As tasks are scheduled, they are automatically added to the assigned users built in users calendar and sent by email to be added to their email calendar. After a scheduled task is completed, the calendar gets updated with the color-coded status. Users can go back in history to review past and future tasks.
Streamline business processes using predefined task management activities such as create, edit, delete, upload, as well as workflow stages such as review, approve, reject, and publish. Manage and
monitor assigned tasks in the My Action tab of our software based on the configured workflow.
Using a date, time, and user name stamped audit trail, our software keeps track of the historical record-keeping activities. Capture every change in the Version Change Log with the capability to log comments.
Funciones Smart
No importa qué normas de calidad o seguridad alimentaria sigas, nuestro configurador estándar proporciona la mayoría de las listas de verificación estándar a nivel global. Cada vez que hay cambios en la norma, actualizamos el estándar para cumplir con los requisitos más recientes y te ayudamos a migrar tu programa existente.
Sustituye tus carpetas con Smart Doc para demostrar preparación en auditorías y cumplir con los requisitos. Gestiona todos los documentos en un lugar centralizado para una búsqueda y acceso fáciles, con un rastro de auditoría y con marcas de tiempo según lo requerido por la Conformidad del Documento 21 CFR Parte 11. La función de Vinculación Inteligente te proporciona la capacidad de vincular políticas, procedimientos y registros a referencias y registros relevantes en otros módulos con un solo clic. No más búsquedas de carpetas durante las auditorías, supera las auditorías al instante.
La capacidad de notificación te permite configurar cuándo y cómo un usuario deberá ser notificado sobre ciertas acciones mediante correo electrónico, SMS o a través de notificaciones dentro de la aplicación. La configuración de notificaciones puede ajustarse para recibir avisos cuando un documento es enviado, aprobado, rechazado o publicado.
La capacidad de planificación te permite dar seguimiento al ciclo de vida de los documentos para revisión y vencimiento. A medida que se programan tareas, se agregan automáticamente al calendario integrado de los usuarios asignados y se envían por correo electrónico para que se agreguen a su calendario de correo electrónico. Después de completar una tarea planificada, el calendario se actualiza con un estado codificado por colores. Los usuarios pueden revisar tareas pasadas y futuras retrocediendo en el historial.
Optimiza los procesos comerciales utilizando actividades de gestión de tareas predefinidas, como crear, editar, eliminar, cargar, así como etapas de flujo de trabajo como revisar, aprobar, rechazar y publicar. Gestiona y supervisa las tareas asignadas en la pestaña 'Mis Acciones' de nuestro software, según el flujo de trabajo configurado.
Mediante un rastro de auditoría marcado con fecha, hora y nombre de usuario, nuestro software realiza un seguimiento de las actividades de registro histórico. Captura cada cambio en el Registro de Cambios de Versión con la capacidad de registrar comentarios.
¿Cómo Funciona Smart Docs?
Abandona los documentos en papel en cinco sencillos pasos.
1. Crea un Documento
Utiliza nuestro editor de texto para crear tu propio documento, o copia y pega texto desde un documento existente. También es posible cargar o vincular documentos para crear la documentación ideal.
2. Agrega un Flujo de Trabajo
Crea flujos de trabajo personalizados de varias etapas, como Crear, Editar, Eliminar, Aprobar, Rechazar, Publicar y Archivar, según los requisitos del proceso comercial.
3. Envía para Aprobación.
Los documentos siguen el flujo de trabajo de aprobación asignado, y el aprobador recibe notificaciones para su revisión y aprobación.
4. Publica el Documento
Los documentos aprobados se envían para ser publicados según el proceso comercial, y una vez publicados, están disponibles para los usuarios.
5. Mantente Listo para Auditorías
Mantén actualizados los requisitos de tu programa con control centralizado de documentos, gestión de tareas, programación, notificaciones y flujo de trabajo. La transparencia digital de documentos y el monitoreo del programa desde cualquier dispositivo conectado ayudan a que las empresas estén listas para auditorías.
¿Cómo Funciona Smart Docs?
Abandona los documentos en papel en cinco sencillos pasos.
1. Crea un Documento
Utiliza nuestro editor de texto para crear tu propio documento, o copia y pega texto desde un documento existente. También es posible cargar o vincular documentos para crear la documentación ideal.
2. Agrega un Flujo de Trabajo
Crea flujos de trabajo personalizados de varias etapas, como Crear, Editar, Eliminar, Aprobar, Rechazar, Publicar y Archivar, según los requisitos del proceso comercial.
3. Envía para Aprobación.
Los documentos siguen el flujo de trabajo de aprobación asignado, y el aprobador recibe notificaciones para su revisión y aprobación.
4. Publica el Documento
Los documentos aprobados se envían para ser publicados según el proceso comercial, y una vez publicados, están disponibles para los usuarios.
5. Mantente Listo para Auditorías
Mantén actualizados los requisitos de tu programa con control centralizado de documentos, gestión de tareas, programación, notificaciones y flujo de trabajo. La transparencia digital de documentos y el monitoreo del programa desde cualquier dispositivo conectado ayudan a que las empresas estén listas para auditorías.