Simplifique la incorporación y el seguimiento de proveedores.
Garantizar el cumplimiento de la calidad en todos los flujos de trabajo.
Mantenga el cumplimiento normativo con facilidad.
Centralizar la capacitación para un mejor cumplimiento.
Spanish
▾
¿Desea deshacerse de las pilas de archivadores en su oficina y evitar revisar carpeta tras carpeta para demostrar el cumplimiento durante las auditorías? Cuando el mundo avanza hacia lo digital, ¿por qué no sus registros?
Con el avance de las mejoras tecnológicas en todos los aspectos del trabajo empresarial, quedaron atrás los días de revisar montañas de documentos en papel y buscar manualmente información, ya que las empresas pasan de estrategias basadas en papel a estrategias digitales de gestión de registros. Un ejemplo notable de este fenómeno se puede ver en cómo la transformación digital impactó a la industria farmacéutica y modificó la forma en que opera a largo plazo.
Desde que la industria farmacéutica comenzó su viaje de digitalización, ha avanzado mucho en la digitalización de sus datos, investigaciones y operaciones. La gestión de registros es un elemento crítico en la fabricación farmacéutica, especialmente los registros por lotes que documentan todo el historial de fabricación del producto y la información de cumplimiento normativo. Los registros por lotes en papel implican páginas interminables que deben llenarse y almacenarse manualmente, lo que constituye un proceso altamente intensivo en mano de obra. Aquí es donde la era de la digitalización vino al rescate, permitiendo a las empresas farmacéuticas crear registros digitales que también son mucho más fáciles de revisar y acceder para auditorías. Basándonos en cómo la gestión digitalizada de registros ha contribuido a las empresas farmacéuticas, no sorprende ver que la compleja cadena de suministro alimentaria sea la siguiente en adoptar lo mismo.
La FDA de EE. UU. ya ha establecido la Parte 11 del Título 21 del Código de Regulaciones Federales (CFR), que determina cómo una empresa que opera en los EE. UU. debe mantener un sistema de gestión de calidad sin papel y conforme, utilizando registros electrónicos y firmas electrónicas en lugar de documentación en papel y “firmas húmedas”.
Las últimas tendencias en gestión de registros parecen prometedoras, ya que están revolucionando la forma en que las empresas manejan su información, inaugurando una era de gestión de registros más rápida, segura y eficiente que nunca.
A medida que el cambio se vuelve inevitable para impulsar la eficiencia y optimización en la gestión de registros, es hora de que las empresas adopten un modelo digital para actualizar sus sistemas de datos al siguiente nivel y mantenerse a la vanguardia en un entorno empresarial en constante evolución. Esto se debe, en gran parte, a las numerosas ventajas que ofrece la digitalización de registros.
Lidiar con documentos físicos puede ralentizar la productividad de un equipo debido al tiempo que toma procesar solicitudes y al margen de error humano. Las soluciones digitales pueden amplificar la eficiencia de la gestión de datos al reducir drásticamente el tiempo y esfuerzo necesarios para recolectar, revisar, almacenar, analizar y recuperar registros, liberando a los empleados para tareas más estratégicas.
Actualizar los programas de gestión de registros puede ser muy sencillo implementando servicios automatizados para tareas como captura, revisión, categorización, recuperación inteligente y programación de retención. La automatización conduce a ahorro de costos, mayor precisión y menor riesgo de error humano.
La gestión de documentos físicos puede ser costosa, requiriendo recursos y tiempo de los empleados. Los registros digitales ofrecen un ahorro estimado promedio de $5,000 solo en suministros de impresión, y entre $10,000 y $25,000 en costos laborales para una empresa mediana. Considerando el tiempo y costo de ubicar, escanear y organizar documentos, así como el impacto financiero de pérdida o daño, la digitalización mejora significativamente la rentabilidad.
Los archivos digitales permiten restringir información sensible con facilidad, al mismo tiempo que ofrecen acceso personalizable. Los empleados pueden acceder a los registros fuera de la oficina, lo que favorece el trabajo remoto y modelos híbridos. Esta accesibilidad mejora la colaboración y comunicación en fábricas y oficinas.
Cumplir con los periodos de retención siempre ha sido un reto. La digitalización permite migrar y convertir registros antiguos, asegurando su durabilidad y reduciendo los problemas asociados a la retención de datos.
Los registros digitalizados requieren métodos de almacenamiento modernos como la nube, que ofrece flujos de trabajo seguros, acceso independiente de la ubicación y seguridad mejorada. Es una solución flexible para empresas de cualquier tamaño.
Las funciones avanzadas de búsqueda por palabras clave permiten encontrar documentos específicos rápidamente. Los registros organizados y fáciles de ubicar, junto con capacidades de generación de reportes, ofrecen una visión consolidada de las actividades de gestión de registros.
Los profesionales modernos necesitan acceder a documentos desde múltiples dispositivos. Los sistemas de gestión actuales permiten acceso desde smartphones y tablets, facilitando el trabajo en movimiento.
Los procedimientos tediosos para cumplir normativas pueden simplificarse con registros digitales, listas de verificación de auditorías y trazabilidad automatizada, asegurando registros seguros y precisos.
Ir sin papel ayuda a las empresas a reducir su huella de carbono, promoviendo un futuro más sostenible mediante la minimización del uso y desperdicio de papel.
SmartFoodSafe presenta Smart Record, un software sólido de gestión de registros que permite una operación diaria sin papel, brindando transparencia y trazabilidad de extremo a extremo. Ofrece un espacio digital seguro para almacenar registros críticos mediante funciones como:
Las empresas que aún dependen de métodos tradicionales enfrentan problemas como sobrecarga de información, integridad de datos, cumplimiento regulatorio complejo, recuperación tediosa, problemas de retención y preocupaciones ambientales.
Si su empresa busca transitar hacia la gestión digital de registros o superar los desafíos actuales, contáctenos para guiarle en su camino hacia la transformación con Smart Record.
English
French
Portuguese