¿Escuchaste sobre el brote de envenenamiento en un restaurante de sushi en Montana a mediados de abril de 2023 que resultó en 2 muertes y 41 clientes infectados y se cree que está asociado con hongos morel cultivados en China y distribuidos desde California?

Aunque el concepto de un proceso eficiente de calificación de proveedores para garantizar la seguridad de los ingredientes alimentarios ha envejecido como un buen vino, innumerables brotes y retiros del mercado aún se originan por contaminaciones en ingredientes sourced. Es hora de que las partes interesadas de la industria alimentaria investiguen formas de remediar este problema y formulen estrategias para entender qué se puede hacer de manera diferente para asegurar que cada ingrediente utilizado en la producción de alimentos sea de la más alta calidad y cumpla con los estándares y regulaciones de seguridad necesarios. Aquí es donde los resultados de gestión de proveedores habilitados por tecnología pueden allanar el camino para desbloquear todo el potencial de un ecosistema de proveedores para mitigar riesgos de calidad y seguridad alimentaria.

Un ecosistema de proveedores se refiere a la red interconectada de proveedores, vendedores y socios con los que una empresa colabora para obtener materiales, productos y servicios. Al seleccionar estratégicamente y asociarse con proveedores confiables y de alto rendimiento, las empresas pueden acceder a su experiencia, aprovechar sus capacidades y fomentar un crecimiento empresarial sostenible para asegurar la calidad y seguridad del producto.

10 Factores Esenciales para una Calificación y Evaluación Exitosa de Proveedores

Los procedimientos de adquisición buscan optimizar el uso de recursos, lo que requiere una evaluación competente de proveedores para la identificación y selección de proveedores confiables y de alta calidad que cumplan consistentemente con las necesidades y expectativas de la organización. Considerar la base existente de proveedores para medir su rendimiento también es vital para comprender perspectivas de reducción de costos, mitigación de riesgos y mejora continua del ecosistema de proveedores.

Una organización establece criterios y estándares claros para la calificación de proveedores, incluyendo calidad del producto, seguridad, confiabilidad, precios, tiempos de entrega, estabilidad financiera y cumplimiento con requisitos regulatorios. Implica recopilar datos relevantes, realizar evaluaciones y analizar las capacidades y adecuación de los proveedores de manera transparente y justa.

Discutamos brevemente 10 factores esenciales que deben tenerse en cuenta para implementar una calificación y evaluación exitosa de proveedores.

• Evaluación de Riesgos: Una evaluación de riesgos de proveedores reconoce, examina y resuelve riesgos potenciales asociados con cada proveedor. Implica evaluar características, incluyendo peligros químicos, físicos o biológicos que pueden llevar a contaminación. Determinar el nivel de riesgo asociado con un ingrediente puede ayudarse revisando regulaciones y datos históricos. Por ejemplo, ingredientes que son alérgenos, usados en grandes cantidades o propensos a contaminación bio, física o química se consideran de alto riesgo.
• Requisitos de Aprobación: Crear una lista de verificación de aprobación de proveedores que contenga requisitos de aprobación es fundamental para estandarizar su evaluación de proveedores y hacer que sus decisiones sean mejores, más rápidas y más estratégicas. Las listas de verificación de aprobación de proveedores sirven para garantizar consistencia, responsabilidad y minuciosidad en la calificación de proveedores, fomentando un rendimiento general mejorado de los proveedores.
• Aprobación Objetiva: Los gerentes de adquisiciones necesitan establecer criterios de puntuación para evaluar y seleccionar proveedores adecuados y mantenerlos en la lista de vendedores aprobados. Esto lleva a un proceso de aprobación objetiva, ofreciendo un marco sistemático para evaluar proveedores y permitiendo a las empresas comparar proveedores basados en criterios predefinidos, llevando a decisiones de aprobación de proveedores más informadas y objetivas.
• Especificaciones de Materiales: Una buena relación con proveedores comienza definiendo claramente las especificaciones de materiales que esperas del proveedor. La fase inicial es la gestión de especificaciones, involucrando la generación de especificaciones precisas y completas en colaboración con el proveedor. Actualmente, muchas empresas fallan en involucrar completamente a los proveedores en este proceso.
• Aspectos Cualitativos: Algunos criterios son difíciles de medir cuantitativamente y requieren una evaluación más subjetiva. Evaluar los sistemas de gestión de calidad del proveedor, certificaciones, historial y adhesión a estándares de la industria es esencial. Esto asegura que los productos o servicios proporcionados cumplan con los requisitos de calidad del negocio y eviten cualquier riesgo o problema potencial más adelante.
• Evaluación Ponderada: En casos donde los criterios de selección pueden conflictar, como costo versus calidad, es necesario asignar pesos a cada criterio. Esto facilita determinar qué proveedor ofrece el mejor trade-off entre los criterios seleccionados. Es aconsejable enfocarse en unos pocos criterios clave en lugar de una lista larga para asegurar que cada criterio lleve un peso significativo en el proceso general de puntuación.
• Plazo: Establecer un plazo claro es una forma adecuada de asegurar un proceso de aprobación de proveedores fluido. Nombrar plazos y verificación de cumplimiento de proveedores de vez en cuando ayuda a mantener el proceso de evaluación en curso y asegura una toma de decisiones oportuna.
• Evaluadores Responsables: Designar a un individuo o equipo responsable de la evaluación de proveedores es importante. Típicamente, un empleado dentro del departamento de adquisiciones asume este rol. Sin embargo, para escenarios de alto riesgo en cadenas de suministro complejas, puede ser aconsejable contratar un analista o consultor que pueda asistir con varios aspectos del proceso de evaluación o emplear un mecanismo alternativo de gestión de proveedores, como herramientas digitales para el proceso de selección de vendedores.
• Base de Datos Centralizada de Proveedores: Gestionar un gran número de proveedores en diferentes funciones puede ser desafiante. Se recomienda crear y mantener una base de datos centralizada de todos los proveedores. Las soluciones de software de gestión de proveedores que incorporan una base de datos de proveedores pueden ser capaces de automatizar y consolidar datos e insights de proveedores, haciendo más fácil rastrear y gestionar información de proveedores de manera efectiva.
• Gestión de Relaciones con Proveedores: Comunicación efectiva y una fuerte relación de trabajo con proveedores son primordiales para una colaboración exitosa. Elaborar un canal de comunicación robusto como un portal de proveedores puede ser instrumental para ser un hub central para agilizar varios elementos de la evaluación de proveedores, llevando a mayor eficiencia, transparencia y mantenerse actualizado sobre requisitos de proveedores.

Una Mirada Rápida al Programa de Verificación de Proveedores Extranjeros de la FDA (FSVP)

El aprovisionamiento seguro de ingredientes es una prioridad máxima, y un programa de verificación de proveedores es la clave. Actúa como una red de seguridad que protege a los consumidores de riesgos probables. Al evaluar y validar rigurosamente a los proveedores mediante auditorías, inspecciones y controles de calidad, cada ingrediente cumple con los estándares más altos, y solo socios confiables llegan a la mesa del consumidor.

El Programa de Verificación de Proveedores Extranjeros (FSVP) es una herramienta transformadora de verificación de proveedores establecida por la Administración de Alimentos y Medicamentos de EE.UU. (FDA) bajo la Ley de Modernización de la Seguridad Alimentaria (FSMA). Fue introducido por la FDA como una herramienta de benchmarking para un programa efectivo de gestión de proveedores el 16 de noviembre de 2015 para Importadores de Alimentos para Humanos y Animales, con una fecha inicial de cumplimiento del 30 de mayo de 2017. Aquí hay un resumen breve de los requisitos del FSVP:

Un importador FSVP se refiere al propietario o consignatario en EE.UU. de un alimento ofrecido para importación en los Estados Unidos. Los requisitos FSVP de la FDA se aplican a importadores de alimentos en EE.UU., y el FSVP responsabiliza a los importadores por verificar que los productos que traen a EE.UU. cumplan con los mismos estrictos estándares de seguridad que los alimentos producidos domésticamente para asegurar la seguridad y cumplimiento de productos alimenticios importados. El FSVP debe ser llevado a cabo por importadores a través de los siguientes pasos:

• Análisis de Peligros: Los importadores deben realizar una evaluación exhaustiva de peligros potenciales de seguridad alimentaria asociados con los productos importados.
• Evaluación de Proveedores: Los importadores necesitan evaluar a sus proveedores extranjeros para asegurar su cumplimiento con regulaciones de la FDA y estándares de seguridad alimentaria.
• Actividades de Verificación: Los importadores son responsables de implementar actividades de verificación apropiadas para confirmar que el alimento importado cumple con los requisitos de seguridad de EE.UU. Esto puede involucrar auditorías en sitio, muestreo y pruebas, revisión de registros y otras medidas relevantes.
• Acciones Correctivas: Los importadores deben tener procedimientos en lugar para abordar cualquier no cumplimiento identificado o problema de seguridad alimentaria rápidamente. Esto incluye establecer acciones correctivas y medidas de seguimiento para rectificar deficiencias.
• Mantenimiento de Registros: Registros detallados relacionados con el FSVP deben mantenerse. Esto incluye documentación de análisis de peligros, evaluaciones de proveedores, actividades de verificación y cualquier acción correctiva tomada, y hacerlos disponibles para la FDA bajo solicitud.
• Individuo Calificado: Los importadores deben designar a un individuo calificado o individuos que tengan el conocimiento y entrenamiento necesarios para desarrollar y supervisar el FSVP.
• Reevaluación: El FSVP debe reevaluarse periódicamente o cuando haya cambios en las circunstancias que puedan impactar la seguridad del alimento importado.

Estos elementos clave del FSVP trabajan juntos, y si no se mantiene el cumplimiento con FSVP, puede resultar en penalizaciones, interrupciones de importación o rechazo de entrada en el mercado de EE.UU. También es importante para los importadores FSVP mantenerse informados sobre regulaciones, actualizaciones y guías de la FDA relacionadas con FSVP para asegurar cumplimiento continuo con estos requisitos. La FDA lanzó el borrador final de guía para requisitos FSVP el 11 de enero de 2023, reteniendo los componentes principales del borrador de guía y retroalimentación de partes interesadas que apuntaban a ayudar a los importadores a construir un FSVP exitoso.

Proceso de Gestión de Proveedores de Hoy & Qué Esperar

En el paisaje global en rápida cambio e interconectado de hoy, la industria alimentaria depende en gran medida de cadenas de suministro sofisticadas para entregar productos seguros y de alta calidad a los consumidores. Mirando al reino de la gestión de proveedores, las empresas se enfocan cada vez más en construir relaciones poderosas con proveedores y asegurar su cumplimiento con varios estándares y requisitos. Tradicionalmente, el énfasis ha estado particularmente en aprobar proveedores individuales. Sin embargo, hay un reconocimiento avanzado de la necesidad de un enfoque más completo que involucre la aprobación de toda la cadena de suministro, desde proveedores directos hasta toda la red.

La aprobación de la cadena de suministro ha ganado importancia significativa ya que asegura que todos los proveedores dentro de la cadena cumplan con los requisitos del cliente y cumplan con regulaciones. Esta línea de acción protege a los consumidores contra peligros potenciales para la salud y refuerza la integridad general del suministro de alimentos. Al asegurar cumplimiento a lo largo de toda la cadena de suministro, las empresas pueden detectar cualquier eslabón débil o cuello de botella que podría comprometer la seguridad de la cadena de suministro. Además, la aprobación de la cadena de suministro permite a las empresas mitigar riesgos asociados con sus cadenas de suministro, extendiéndose hasta el nivel de parcela. Al comunicar requisitos a los proveedores y permitirles cascadear esos requisitos a sus subproveedores, las empresas pueden prevenir proactivamente riesgos y asegurar que los productos sourced sean seguros y alineados con las necesidades específicas de sus clientes. Esto fortalece la transparencia y responsabilidad a lo largo de la cadena de suministro, llevando a un control de calidad mejorado y gestión de riesgos.

El proceso de gestión de proveedores comienza identificando proveedores potenciales a través de bases de datos, directorios en línea y redes de la industria. Una vez identificados proveedores potenciales, se emprende un proceso de calificación para evaluar sus capacidades, estabilidad financiera y adhesión a estándares regulatorios y de calidad. La evaluación continua del rendimiento de proveedores involucra monitorear indicadores clave de rendimiento (KPI) a través de revisiones regulares y tarjetas de puntuación. La gestión de riesgos de proveedores puede jugar un rol significativo en mitigar disrupciones en la cadena de suministro, y los establecimientos emplean herramientas de evaluación de riesgos, mapeo de cadena de suministro y planes de continuidad de negocios para gestionar riesgos de proveedores.

Mirando hacia el futuro, inteligencia artificial (IA), blockchain, sistemas en la nube, análisis de datos y herramientas automatizadas ascenderán a prominencia para elevar la eficiencia y precisión del proceso de gestión de proveedores. Big data y análisis predictivo pueden proporcionar información recolectada digitalmente a equipos de adquisiciones para ganar insights valiosos para tomar decisiones críticas. Los dispositivos móviles son facilitadores de procesos de adquisición más simplificados y tiempo de respuesta reducido respondiendo a notificaciones, escaneo de códigos de barras, coordinación y actualización de flujos de trabajo de gestión de proveedores que pueden realizarse tanto off-site como on-site. La evaluación de proveedores será mejorada aún más mediante integración de datos en tiempo real, promoviendo monitoreo exhaustivo y gestión dinámica de rendimiento.

A medida que los sistemas de adquisición convencionales se acercan a la obsolescencia en el paisaje empresarial de hoy, las organizaciones deben adoptar una mentalidad de transformación digital y evaluar todo su ecosistema y procesos de proveedores. Abrazar este cambio permite a las empresas desarrollar e implementar un roadmap flexible para la gestión de proveedores que genera un retorno de inversión (ROI) tangible y positivo mientras se adapta a dinámicas de mercado en evolución.

Smart Supplier como una Solución Digital para Garantizar Aprovisionamiento Seguro de Ingredientes

SmartFoodSafe presenta Smart Supplier como una solución de software de aprobación y gestión de rendimiento de proveedores diseñada para garantizar aprovisionamiento seguro de ingredientes creando un programa de aprobación de proveedores basado en riesgos y supervisando rendimientos de vendedores con KPI personalizados. Ofrece una gama de características y funcionalidades que agilizan la calificación, compromiso y monitoreo de rendimiento de proveedores, tales como:

Gestión del Ciclo de Vida de Proveedores: Gestiona y supervisa efectivamente todo el ciclo de vida de los proveedores en una plataforma centralizada, desde la incorporación inicial y calificación hasta la evaluación continua de rendimiento y, si es necesario, discontinuación o reemplazo.

Evaluación Automatizada de Riesgos de Proveedores: Identifica, monitorea y mitiga riesgos específicos de país, commodity y proveedor para ayudar a las empresas a tomar decisiones informadas sobre selección de proveedores y entender su impacto potencial en objetivos comerciales.

Calificación Objetiva de Vendedores: Proporciona listas de verificación configurables y puntuaciones y calificaciones de aprobación para calificación objetiva de vendedores para confirmar que el vendedor satisface criterios y estándares predeterminados antes de ser aprobado como proveedor calificado, permitiendo evaluación estandarizada y consistente de proveedores.

Evaluación de Rendimiento de Proveedores: Evalúa sistemáticamente el rendimiento de proveedores con listas de verificación de rendimiento personalizables para decidir la decisión de rendimiento del proveedor para iniciar recualificación de proveedores, descalificar proveedores o continuar trabajando con ellos.

Portal de Proveedores: Promueve comunicación y colaboración optimizadas con proveedores a través de un portal de compromiso de proveedores para enviar documentación para controles de seguridad alimentaria, especificación de producto y documentación de certificación, y actualizar según y cuando expiren.

Alertas & Notificaciones: Mantén a los proveedores informados sobre ítems accionables y requisitos generando alertas y notificaciones automatizadas en tiempo real, entregadas vía correo electrónico personalizado, notificaciones en app, etc., sobre actividades relacionadas con proveedores para permitir que las partes interesadas den respuestas rápidas u oportunas.

Gestión de No Conformidades: Permite rastreo, resolución y documentación efectiva de problemas de no conformidad para determinar y gestionar no conformidades de proveedores para mantener la adhesión del proveedor a requisitos regulatorios e internos.

Tablero & Reportes: Mejora la toma de decisiones basada en datos para monitoreo de rendimiento de proveedores visualizando estado y rendimiento de proveedores a través de filtros personalizados, gráficos y reportes analíticos.

Por lo tanto, Smart Supplier es una herramienta digital impactante que puede traer los mejores resultados de gestión de proveedores para mantener aprovisionamiento seguro de ingredientes mientras simultáneamente establece transparencia, cumplimiento y costo-efectividad a lo largo de la cadena de suministro.