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SMART DOCS
Logiciel de contrôle des documents
Conformité économique et numérique des documents aux systèmes mondiaux de gestion de la qualité et de la sécurité alimentaire.
SMART DOCS
Logiciel de contrôle des documents
Conformité économique et numérique des documents aux systèmes mondiaux de gestion de la qualité et de la sécurité alimentaire.
Caractéristiques de la gestion des documents numériques
Des caractéristiques qui rendent tout programme de gestion de la qualité et de la sécurité alimentaire rentable et prêt à être audité.
Créez des documents avec notre application à l’aide d’un éditeur de texte en ligne, téléchargez des documents existants ou créez des liens à partir de documents d’entreprise.
Gérer le cycle de vie des documents grâce à un flux de travail configurable en plusieurs étapes, au contrôle des versions et aux fonctions de journal d’audit.
Créer, modifier et maintenir des documents afin de garantir l’authenticité, l’intégrité et la confidentialité des documents électroniques conformément à la norme 21 CFR Part 11.
La recherche avancée permet aux utilisateurs de rechercher des documents en fonction de leur date ou de l’état du flux de travail.
Une liste intégrée de normes mondiales de qualité et de sécurité alimentaire vous permet de rester au fait des exigences de votre programme.
Gardez votre programme prêt pour l’audit grâce à nos fonctions de gestion des tâches, de planification, de flux de travail et de journal d’audit.
Des tableaux de bord et des rapports personnalisés vous permettent de suivre les tendances et les modèles.
Sauvegarder les documents de votre programme en les exportant ou en les téléchargeant au format PDF
Rationaliser l’organisation, l’accessibilité, la récupération et la collaboration des fichiers grâce à notre gestion centralisée des documents.
Créez des documents avec notre application à l’aide d’un éditeur de texte en ligne, téléchargez des documents existants ou créez des liens à partir de documents d’entreprise.
Gérer le cycle de vie des documents grâce à un flux de travail configurable en plusieurs étapes, au contrôle des versions et aux fonctions de journal d’audit.
Créer, modifier et maintenir des documents afin de garantir l’authenticité, l’intégrité et la confidentialité des documents électroniques conformément à la norme 21 CFR Part 11.
La recherche avancée permet aux utilisateurs de rechercher des documents en fonction de leur date ou de l’état du flux de travail.
Une liste intégrée de normes mondiales de qualité et de sécurité alimentaire vous permet de rester au fait des exigences de votre programme.
Gardez votre programme prêt pour l’audit grâce à nos fonctions de gestion des tâches, de planification, de flux de travail et de journal d’audit.
Des tableaux de bord et des rapports personnalisés vous permettent de suivre les tendances et les modèles.
Sauvegarder les documents de votre programme en les exportant ou en les téléchargeant au format PDF
Rationaliser l’organisation, l’accessibilité, la récupération et la collaboration des fichiers grâce à notre gestion centralisée des documents.
Smart Features
No matter which quality or food safety standards you follow, our standard configurator provides most global standard checklists. Whenever there are changes to the standard, we update the standard to meet the latest requirements and help you migrate your existing program.
Replace your binders with Smart Doc to demonstrate audit readiness and comply with the audit requirements. Manages all documents in a centralized location for easy search and access with a time stamped audit trail as required by 21 CFR Part 11 Document Compliance. Smart Linking feature provides you with the ability to link policies, procedures, and records to relevant records and references to other modules with one click. No more searching for binders during audits, pass on the
fly.
The notification capability lets you configure when and how a user needs to be notified for which actions by email, sms, or through the in-app notifications. The notification configuration can be configured to receive notifications when a document is submitted, Approved, Rejected, or Published.
Scheduling Capability lets you keep track of the document life cycle for review and expiry. As tasks are scheduled, they are automatically added to the assigned users built in users calendar and sent by email to be added to their email calendar. After a scheduled task is completed, the calendar gets updated with the color-coded status. Users can go back in history to review past and future tasks.
Streamline business processes using predefined task management activities such as create, edit, delete, upload, as well as workflow stages such as review, approve, reject, and publish. Manage and
monitor assigned tasks in the My Action tab of our software based on the configured workflow.
Using a date, time, and user name stamped audit trail, our software keeps track of the historical record-keeping activities. Capture every change in the Version Change Log with the capability to log comments.
Smart Features
Quelles que soient les normes de qualité ou de sécurité alimentaire que vous suivez, notre configurateur de normes fournit la plupart des listes de contrôle des normes mondiales. Chaque fois qu'une norme est modifiée, nous la mettons à jour pour qu'elle réponde aux exigences les plus récentes et nous vous aidons à migrer votre programme existant.
Remplacez vos classeurs par Smart Doc pour démontrer que vous êtes prêts pour l'audit et vous conformer aux exigences de l'audit. Il gère tous les documents dans un emplacement centralisé pour faciliter la recherche et l'accès, avec une piste d'audit horodatée, comme l'exige la norme 21 CFR Part 11 Document Compliance. La fonction Smart Linking vous permet de relier les politiques, les procédures et les enregistrements aux enregistrements pertinents et aux références à d'autres modules en un seul clic. Plus besoin de chercher des classeurs pendant les audits, les documents sont transmis à la volée.
La fonction de notification vous permet de configurer quand et comment un utilisateur doit être notifié de telle ou telle action par courrier électronique, par SMS ou par le biais des notifications in-app. La configuration de la notification peut être configurée pour recevoir des notifications lorsqu'un document est soumis, approuvé, rejeté ou publié.
La capacité de planification vous permet de suivre le cycle de vie du document pour l'examen et l'expiration. Lorsque des tâches sont programmées, elles sont automatiquement ajoutées au calendrier intégré de l'utilisateur assigné et envoyées par courrier électronique pour être ajoutées à son calendrier de messagerie. Une fois la tâche planifiée terminée, le calendrier est mis à jour avec un code couleur indiquant l'état de la tâche. Les utilisateurs peuvent revenir en arrière dans l'historique pour revoir les tâches passées et futures.
Rationaliser les processus d'entreprise en utilisant des activités de gestion des tâches prédéfinies telles que la création, l'édition, la suppression, le téléchargement, ainsi que des étapes de flux de travail telles que l'examen, l'approbation, le rejet et la publication. Gérez et surveillez les tâches assignées dans l'onglet Mon action de notre logiciel en fonction du flux de travail configuré.
À l'aide d'une piste d'audit estampillée par la date, l'heure et le nom de l'utilisateur, notre logiciel conserve l'historique des activités d'enregistrement. Capturez chaque changement dans le journal des changements de version avec la possibilité d'enregistrer des commentaires.
Smart Features
Quelles que soient les normes de qualité ou de sécurité alimentaire que vous suivez, notre configurateur de normes fournit la plupart des listes de contrôle des normes mondiales. Chaque fois qu'une norme est modifiée, nous la mettons à jour pour qu'elle réponde aux exigences les plus récentes et nous vous aidons à migrer votre programme existant.
Remplacez vos classeurs par Smart Doc pour démontrer que vous êtes prêts pour l'audit et vous conformer aux exigences de l'audit. Il gère tous les documents dans un emplacement centralisé pour faciliter la recherche et l'accès, avec une piste d'audit horodatée, comme l'exige la norme 21 CFR Part 11 Document Compliance. La fonction Smart Linking vous permet de relier les politiques, les procédures et les enregistrements aux enregistrements pertinents et aux références à d'autres modules en un seul clic. Plus besoin de chercher des classeurs pendant les audits, les documents sont transmis à la volée.
La fonction de notification vous permet de configurer quand et comment un utilisateur doit être notifié de telle ou telle action par courrier électronique, par SMS ou par le biais des notifications in-app. La configuration de la notification peut être configurée pour recevoir des notifications lorsqu'un document est soumis, approuvé, rejeté ou publié.
La capacité de planification vous permet de suivre le cycle de vie du document pour l'examen et l'expiration. Lorsque des tâches sont programmées, elles sont automatiquement ajoutées au calendrier intégré de l'utilisateur assigné et envoyées par courrier électronique pour être ajoutées à son calendrier de messagerie. Une fois la tâche planifiée terminée, le calendrier est mis à jour avec un code couleur indiquant l'état de la tâche. Les utilisateurs peuvent revenir en arrière dans l'historique pour revoir les tâches passées et futures.
Rationaliser les processus d'entreprise en utilisant des activités de gestion des tâches prédéfinies telles que la création, l'édition, la suppression, le téléchargement, ainsi que des étapes de flux de travail telles que l'examen, l'approbation, le rejet et la publication. Gérez et surveillez les tâches assignées dans l'onglet Mon action de notre logiciel en fonction du flux de travail configuré.
À l'aide d'une piste d'audit estampillée par la date, l'heure et le nom de l'utilisateur, notre logiciel conserve l'historique des activités d'enregistrement. Capturez chaque changement dans le journal des changements de version avec la possibilité d'enregistrer des commentaires.
Comment fonctionne Smart Doc
Abandonner les documents papier en cinq étapes simples
1. Créer un document
Utilisez notre éditeur de texte pour créer votre propre document, ou copiez et collez le texte d'un document existant. Il est également possible de télécharger ou de lier des documents pour créer la documentation idéale.
2. Ajouter un flux de travail
Créer des flux de travail personnalisés en plusieurs étapes, tels que la création, la modification, la suppression, l'approbation, le rejet, la publication et l'archivage, conformément aux exigences du processus d'entreprise.
3. Envoi pour approbation
Les documents suivent le processus d'approbation assigné, et l'approbateur est notifié pour examen et approbation.
4. Publier le document
Les documents approuvés sont envoyés pour être publiés conformément au processus opérationnel et, une fois publiés, les documents sont disponibles pour les utilisateurs.
5. Se préparer à l'audit
Maintenez les exigences de votre programme à jour grâce au contrôle centralisé des documents, à la gestion des tâches, à la planification, aux notifications et au flux de travail. La transparence des documents numériques et le suivi du programme à partir de n'importe quel appareil connecté aident les entreprises à rester prêtes pour les audits.
Comment fonctionne Smart Doc
Abandonner les documents papier en cinq étapes simples
1. Créer un document
Utilisez notre éditeur de texte pour créer votre propre document, ou copiez et collez le texte d'un document existant. Il est également possible de télécharger ou de lier des documents pour créer la documentation idéale.
2. Ajouter un flux de travail
Créer des flux de travail personnalisés en plusieurs étapes, tels que la création, la modification, la suppression, l'approbation, le rejet, la publication et l'archivage, conformément aux exigences du processus d'entreprise.
3. Envoi pour approbation
Les documents suivent le processus d'approbation assigné, et l'approbateur est notifié pour examen et approbation.
4. Publier le document
Les documents approuvés sont envoyés pour être publiés conformément au processus opérationnel et, une fois publiés, les documents sont disponibles pour les utilisateurs.
5. Se préparer à l'audit
Maintenez les exigences de votre programme à jour grâce au contrôle centralisé des documents, à la gestion des tâches, à la planification, aux notifications et au flux de travail. La transparence des documents numériques et le suivi du programme à partir de n'importe quel appareil connecté aident les entreprises à rester prêtes pour les audits.
How Smart Docs Works
Transition from paper-based document management with these simple steps
How Smart Docs Works
Move away from paper-based document management with these easy steps