Souhaitez-vous vous débarrasser des piles de classeurs de documents dans votre bureau et éviter de feuilleter dossier après dossier pour démontrer votre conformité lors des audits ? Dans un monde qui devient numérique, pourquoi pas vos documents aussi ?

Avec les progrès technologiques dans tous les aspects du travail en entreprise, les jours où l’on devait fouiller des montagnes de documents papier et rechercher manuellement des informations sont révolus, alors que les entreprises passent des stratégies basées sur le papier à la gestion numérique des documents. Un exemple notable de ce phénomène peut être observé dans la façon dont la transformation numérique a eu un impact sur l’industrie pharmaceutique et a modifié son mode de fonctionnement à long terme.

Depuis le début de son parcours de numérisation, l’industrie pharmaceutique a parcouru un long chemin dans la digitalisation de ses données, de ses recherches et de ses opérations. La tenue de registres est un élément essentiel dans le secteur de la fabrication pharmaceutique, en particulier les dossiers de lots qui documentent l’historique complet de fabrication du produit et les informations de conformité réglementaire. Les dossiers de lots papier impliquent d’innombrables pages à remplir et à stocker manuellement — un processus très intensif en main-d’œuvre.

C’est précisément dans ce domaine que la digitalisation est venue à la rescousse, en permettant aux entreprises pharmaceutiques de créer des registres numériques, beaucoup plus faciles à examiner et à consulter lors des audits. En tirant des conclusions sur la manière dont la tenue numérique des registres a bénéficié à l’industrie pharmaceutique, il n’est pas surprenant de constater que la chaîne d’approvisionnement alimentaire complexe est la prochaine à adopter cette approche.

La FDA américaine a déjà mis en place la Partie 11 du Titre 21 du Code of Federal Regulations (CFR), établissant comment une entreprise opérant aux États-Unis doit maintenir un système de gestion de la qualité conforme et sans papier, en utilisant des enregistrements électroniques et des signatures numériques à la place de la documentation papier et des signatures manuscrites.

Les dernières tendances en matière de gestion documentaire sont prometteuses, car elles révolutionnent la manière dont les entreprises gèrent leurs informations, inaugurant une ère de tenue de registres plus rapide, plus sûre et plus efficace que jamais.

Transition vers la Numérisation et Principaux Avantages

Alors que le changement devient inévitable pour accroître l’efficacité et optimiser la gestion documentaire, il est temps pour les entreprises d’adopter un modèle numérique afin de faire évoluer leurs systèmes d’information et de rester à la pointe du monde des affaires en constante évolution. Cela est principalement dû aux nombreux avantages de la tenue de registres digitalisée.

• Efficacité accrue: Gérer des documents physiques peut ralentir la productivité d’une équipe en raison du temps nécessaire pour traiter les demandes de documents et du risque d’erreur humaine. L’utilisation de solutions numériques peut considérablement améliorer l’efficacité en réduisant le temps et les efforts nécessaires pour collecter, examiner, stocker, analyser et récupérer des documents, permettant ainsi aux employés de se concentrer sur des tâches plus importantes.
• Automatisation de la gestion documentaire: La mise à jour des programmes de gestion peut devenir simple grâce à l’automatisation de tâches telles que la capture, la révision, la catégorisation, la recherche intelligente et la gestion des durées de conservation. Cela entraîne des économies, une précision accrue et une réduction des erreurs humaines.
• Réduction des coûts: Gérer des documents physiques est coûteux : fournitures, impression, stockage et temps de main-d’œuvre. Une étude de cas montre une économie moyenne de 5 000 $ en fournitures et de 10 000 $ à 25 000 $ en coûts de main-d’œuvre annuelle pour une entreprise de taille moyenne. En tenant compte du temps et des coûts nécessaires pour localiser, numériser et organiser les documents papier, ainsi que de l’impact financier potentiel de documents perdus, endommagés ou volés, la numérisation apporte des avantages financiers significatifs et améliore la rentabilité.
• Accès en temps réel: Les documents numériques permettent de restreindre efficacement l’accès aux informations sensibles tout en offrant des options d’accès personnalisables. Les employés peuvent y accéder même à distance, ce qui favorise le travail hybride et à domicile. La facilité d’accès et la mobilité des documents numériques renforcent la collaboration et la communication.
• Meilleure conservation des données: La numérisation facilite la migration et la conversion des archives, ce qui garantit la durabilité et la préservation des données dans le temps.
• Stockage dans le cloud: Les registres numérisés nécessitent des méthodes de stockage avancées. Le cloud offre un flux d’informations rapide, sécurisé, accessible de partout et adaptable à toutes les tailles d’entreprise.
• Recherche et rapports améliorés: Des fonctions de recherche avancée (mots-clés, filtres) permettent de trouver des informations beaucoup plus rapidement et d’organiser l’espace de travail de manière efficace, tout en fournissant une vue d’ensemble consolidée grâce aux capacités de reporting.
• Mobilité accrue: Les systèmes modernes sont accessibles via smartphones et tablettes, permettant aux professionnels d’accéder instantanément aux documents où qu’ils se trouvent.
• Conformité réglementaire renforcée: Les procédures réglementaires fastidieuses deviennent plus simples grâce aux registres numériques et aux checklists d’audit, qui assurent une traçabilité fiable et une piste d’audit claire.
• Durabilité: Passer au numérique réduit considérablement la consommation de papier, la production de déchets et l’empreinte carbone, contribuant ainsi à un avenir plus durable.

Malgré ces nombreux avantages, la mise en place de systèmes de gestion numérique n’est pas sans défis : sécurité et confidentialité des données, compatibilité, fiabilité à long terme et gestion des actifs numériques sur plusieurs sites.

Smart Record : la Solution pour une Gestion Numérique des Documents

SmartFoodSafe présente Smart Record comme un logiciel robuste de gestion des documents qui permet une gestion quotidienne sans papier tout en assurant transparence et traçabilité de bout en bout. Il fournit un espace numérique sécurisé pour stocker les documents essentiels d’une entreprise grâce à des fonctionnalités clés telles que :

Générateur de formulaires en ligne

Créez des modèles de documents numériques pour migrer facilement les dossiers papier sans connaissances techniques.

Mise en forme conditionnelle et validation

Ajoutez des champs dynamiques et intuitifs avec règles, validations et formules personnalisées.

Flux de travail

Définissez le processus de validation et d’exécution pour chaque modèle afin de garantir une tenue de registre précise et ponctuelle.

Journal d’audit

Suivez l’historique des actions et accédez instantanément aux données transactionnelles.

Planification

Programmez des rappels pour la création et la révision des documents, avec des tolérances flexibles.

Notifications personnalisées

Recevez des alertes par e-mail, SMS ou notifications intégrées selon les actions réalisées.

Traçabilité

Suivez les documents dans la chaîne d’approvisionnement grâce à des données critiques.

Gestion hors ligne

Créez des documents même sans connexion Internet via les applications Android et iOS, avec synchronisation automatique.

Tableau de bord et rapports personnalisés

Visualisez les processus, générez des rapports, surveillez la conformité et accédez aux documents via une interface interactive.

Bibliothèque de modèles

Sélectionnez parmi une collection de modèles préconçus, adaptez-les et enregistrez-les pour créer des documents rapidement.

Les entreprises qui utilisent encore des systèmes traditionnels rencontrent de nombreux obstacles : surcharge d’informations, intégrité des données, conformité réglementaire, récupération lente, non-respect des durées de conservation et problèmes environnementaux.

Si votre entreprise souhaite passer à la gestion numérique des documents ou surmonter les défis liés à son adoption, contactez-nous dès aujourd’hui pour vous accompagner dans votre transformation avec Smart Record.