Conformité documentaire numérique et rentable pour les systèmes mondiaux de gestion de la qualité et de la sécurité alimentaire.
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Des fonctionnalités qui rendent tout programme de qualité et de sécurité alimentaire rentable et prêt pour les audits.
Créez des documents avec notre application soit avec un éditeur de texte en ligne, en téléchargeant des documents existants ou en les liant à des documents d'entreprise.
Gérez le cycle de vie des documents grâce à un flux de travail configurable en plusieurs étapes, au contrôle des versions et aux fonctionnalités de journal d'audit.
Créez, modifiez et gérez des documents afin de garantir l'authenticité, l'intégrité et la confidentialité des documents électroniques conformément à la norme 21 CFR Part 11.
La recherche avancée permet aux utilisateurs de rechercher dans les documents par date ou par statut du flux de travail.
Une liste intégrée de normes mondiales de qualité et de sécurité alimentaire vous permet de rester à jour avec les exigences de votre programme.
Gardez votre programme prêt pour les audits grâce à nos fonctionnalités de gestion des tâches, de planification, de flux de travail et de journal d'audit.
Les tableaux de bord et les rapports personnalisés vous permettent de suivre les tendances et les schémas.
Sauvegardez les documents de votre programme en les exportant ou en les téléchargeant sous forme de copies PDF.
Simplifiez l'organisation, l'accessibilité, la récupération et la collaboration des fichiers grâce à notre gestion centralisée des documents.
Quelles que soient les normes de qualité ou de sécurité alimentaire que vous suivez, notre configurateur de normes fournit la plupart des listes de contrôle des normes mondiales. Chaque fois qu'une norme évolue, nous la mettons à jour pour répondre aux dernières exigences et vous aider à migrer votre programme existant.
Remplacez vos classeurs par Smart Doc pour démontrer votre préparation aux audits et respecter les exigences d'audit. Gère tous les documents dans un emplacement centralisé pour une recherche et un accès faciles, avec un journal d'audit horodaté conformément à la conformité documentaire 21 CFR Part 11. La fonctionnalité de liaison intelligente vous permet de lier des politiques, procédures et enregistrements à d'autres enregistrements et références d'autres modules en un seul clic. Fini la recherche de classeurs pendant les audits, réussissez sans effort.
La fonctionnalité de notification vous permet de configurer quand et comment un utilisateur doit être notifié pour quelles actions, par e-mail, SMS ou via les notifications intégrées à l'application. La configuration des notifications peut être définie pour recevoir des alertes lorsqu'un document est soumis, approuvé, rejeté ou publié.
La fonctionnalité de planification vous permet de suivre le cycle de vie des documents pour la révision et l'expiration. Lorsque des tâches sont planifiées, elles sont automatiquement ajoutées au calendrier intégré de l'utilisateur assigné et envoyées par e-mail pour être ajoutées à son calendrier de messagerie. Une fois une tâche planifiée terminée, le calendrier est mis à jour avec un statut codé par couleur. Les utilisateurs peuvent consulter l'historique pour examiner les tâches passées et futures.
Simplifiez les processus métier grâce à des activités prédéfinies de gestion des tâches telles que créer, modifier, supprimer, télécharger, ainsi que des étapes de flux de travail telles que réviser, approuver, rejeter et publier. Gérez et suivez les tâches assignées dans l'onglet Mes Actions de notre logiciel en fonction du flux de travail configuré.
Grâce à un journal d'audit horodaté avec la date, l'heure et le nom d'utilisateur, notre logiciel assure le suivi des activités historiques de tenue de registres. Capturez chaque modification dans le journal des changements de version avec la possibilité d'y ajouter des commentaires.
Passez de la gestion documentaire papier à ces étapes simples
Sélectionnez la norme de qualité ou de sécurité alimentaire pertinente parmi les normes prédéfinies dans les données de base, ou établissez une structure de dossiers personnalisée en créant manuellement des dossiers adaptés.
Attribuez des identifiants uniques aux documents pour une organisation, une récupération et un suivi efficaces au sein du logiciel de gestion documentaire.
Configurez un flux de travail personnalisé en plusieurs étapes tel que Créer, Modifier, Supprimer, Approuver, Rejeter, Publier et Archiver selon les besoins du flux documentaire.
Utilisez l'éditeur de texte pour créer votre propre document, copier-coller du texte à partir de fichiers existants, ou télécharger ou lier des documents et les soumettre au processus de flux de travail.
En fonction des utilisateurs configurés, l'approbateur est notifié via des notifications intégrées à l'application et par e-mail afin d'initier la révision et l'approbation.
Assurez le respect des étapes prédéfinies du flux de travail telles qu'Approuver, Réviser, Rejeter ou Publier pour une progression fluide des documents.
Planifiez et effectuez des révisions périodiques des documents pour vérifier leur pertinence et leur exactitude.
Restez prêt pour les audits grâce au suivi en temps réel de l'activité et à l'audit des actions des utilisateurs, garantissant la responsabilité, la sécurité et la conformité pour maintenir le programme à jour.
Un logiciel de gestion documentaire est un système centralisé de contrôle des documents qui automatise et simplifie la gestion du cycle de vie des documents et maintient le programme prêt pour les audits.
Migrez vos documents existants vers un format numérique avec des fonctionnalités de journal d'audit, de contrôle des modifications, de journal de restauration, de flux de travail et de notifications.
Le contrôle des documents aide à réduire les erreurs dans la documentation. Les pratiques de contrôle des documents sont une mesure préventive essentielle pour chaque organisation, garantissant que seule la documentation approuvée et à jour est utilisée dans toute l'organisation, évitant ainsi l'utilisation accidentelle de processus ou de procédures obsolètes.
Notre système a la capacité de prendre en charge la plupart des référentiels de sécurité alimentaire mondiaux, notamment SQF, BRC, IFS et FSSC.
Notre système peut être configuré pour n'importe quel système de gestion de la qualité.
Grâce à la liste de contrôle intégrée du Programme SQF, l'ensemble de l'audit SQF peut être réalisé sans effort sur notre plateforme.
Le Logiciel de Contrôle des Documents apporte une transparence numérique au processus de gestion documentaire, permet un accès depuis n'importe où dans le monde, et simplifie la création, la modification, l'approbation et la publication des documents au sein de l'organisation.
Grâce au logiciel de gestion documentaire, vous pouvez facilement organiser vos fichiers papier sous forme électronique, libérer de l'espace de bureau et gagner du temps au lieu de perdre de précieuses minutes à chercher ce document papier.
Récupérez facilement vos documents électroniques existants en quelques secondes. Vous pouvez soit les télécharger directement, soit simplement les copier-coller dans notre éditeur de texte.
Les données clients sont stockées dans notre cloud sécurisé et accessibles depuis n'importe où dans le monde grâce à votre accès sécurisé.
