Cumplimiento documental digital y rentable para los sistemas globales de gestión de calidad y seguridad alimentaria.
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Características que hacen que cualquier programa de calidad y seguridad alimentaria sea rentable y esté listo para auditorías.
Cree documentos con nuestra aplicación mediante un editor de texto en línea, cargando documentos existentes o vinculando documentos corporativos.
Gestione el ciclo de vida de los documentos con un flujo de trabajo configurable de varias etapas, control de versiones y registro de auditoría.
Cree, modifique y mantenga documentos para garantizar la autenticidad, integridad y confidencialidad de los documentos electrónicos según la norma 21 CFR Part 11.
La búsqueda avanzada permite a los usuarios buscar dentro de los documentos y por fecha o estado del flujo de trabajo del documento.
Una lista integrada de normas globales de calidad y seguridad alimentaria le permite mantenerse al día con los requisitos de su programa.
Mantenga su programa listo para auditorías con nuestras funciones de gestión de tareas, programación, flujo de trabajo y registro de auditoría.
Los paneles de control y los informes personalizados le permiten monitorear tendencias y patrones.
Realice copias de seguridad de los documentos de su programa exportándolos o descargándolos en formato PDF.
Simplifique la organización, accesibilidad, recuperación y colaboración de archivos con nuestra gestión centralizada de documentos.
Sin importar qué normas de calidad o seguridad alimentaria siga, nuestro configurador de normas ofrece la mayoría de las listas de verificación de normas globales. Cada vez que hay cambios en la norma, la actualizamos para cumplir con los últimos requisitos y le ayudamos a migrar su programa existente.
Reemplace sus carpetas con Smart Doc para demostrar preparación para auditorías y cumplir con los requisitos de auditoría. Gestiona todos los documentos en una ubicación centralizada para facilitar la búsqueda y el acceso, con un registro de auditoría con marca de tiempo según lo exige el cumplimiento documental 21 CFR Part 11. La función de vinculación inteligente le permite enlazar políticas, procedimientos y registros con otros registros y referencias de otros módulos con un solo clic. Nunca más buscará carpetas durante las auditorías, apruébelas sobre la marcha.
La función de notificaciones le permite configurar cuándo y cómo debe notificarse a un usuario para qué acciones, ya sea por correo electrónico, SMS o mediante notificaciones en la aplicación. La configuración de notificaciones se puede establecer para recibir alertas cuando un documento se envía, aprueba, rechaza o publica.
La función de programación le permite realizar un seguimiento del ciclo de vida del documento para su revisión y vencimiento. Al programar las tareas, estas se añaden automáticamente al calendario integrado del usuario asignado y se envían por correo electrónico para agregarlas a su calendario de correo. Una vez completada una tarea programada, el calendario se actualiza con un estado codificado por colores. Los usuarios pueden revisar el historial de tareas pasadas y futuras.
Optimice los procesos empresariales mediante actividades predefinidas de gestión de tareas como crear, editar, eliminar y cargar, así como etapas del flujo de trabajo como revisar, aprobar, rechazar y publicar. Gestione y supervise las tareas asignadas en la pestaña Mis Acciones de nuestro software según el flujo de trabajo configurado.
Mediante un registro de auditoría con fecha, hora y nombre de usuario, nuestro software realiza un seguimiento de las actividades históricas de mantenimiento de registros. Capture cada cambio en el registro de cambios de versión con la posibilidad de añadir comentarios.
Haga la transición de la gestión documental en papel con estos sencillos pasos
Seleccione la norma de calidad o seguridad alimentaria pertinente entre las normas predefinidas en los datos maestros, o establezca una estructura de carpetas personalizada creando manualmente las carpetas necesarias.
Asigne identificadores únicos a los documentos para una organización, recuperación y seguimiento eficientes dentro del software de gestión documental.
Configure un flujo de trabajo personalizado de varias etapas, como Crear, Editar, Eliminar, Aprobar, Rechazar, Publicar y Archivar, según los requisitos del flujo documental.
Utilice el editor de texto para crear su propio documento, copiar y pegar texto de archivos existentes, o cargar o vincular documentos y enviarlos al proceso de flujo de trabajo.
Según los usuarios configurados, el aprobador recibe notificaciones dentro de la aplicación y por correo electrónico para iniciar la revisión y aprobación.
Garantice el cumplimiento de los pasos predefinidos del flujo de trabajo, como Aprobar, Revisar, Rechazar o Publicar, para una progresión fluida del documento.
Programe y realice revisiones periódicas de los documentos para verificar su relevancia y precisión.
Manténgase listo para auditorías con el seguimiento de actividad en tiempo real y la auditoría de las acciones de los usuarios, garantizando la responsabilidad, la seguridad y el cumplimiento para mantener el programa actualizado.
Un software de gestión documental es un sistema centralizado de control de documentos que automatiza y simplifica la gestión del ciclo de vida de los documentos y mantiene el programa listo para auditorías.
Migre sus documentos existentes a formato digital junto con funciones de registro de auditoría, control de cambios, registro de reversiones, flujo de trabajo y notificaciones.
El control de documentos ayuda a reducir los errores en la documentación. Las prácticas de control de documentos son una medida preventiva esencial para cada organización, ya que garantizan que solo se utilice documentación aprobada y actualizada en toda la organización, evitando el uso accidental de procesos o procedimientos obsoletos.
Nuestro sistema tiene la capacidad de admitir la mayoría de los esquemas de Seguridad Alimentaria Global, incluyendo SQF, BRC, IFS y FSSC.
Nuestro sistema se puede configurar para cualquier sistema de gestión de calidad.
Con la lista de verificación integrada del Programa SQF, toda la auditoría SQF se puede realizar sin esfuerzo en nuestra plataforma.
El Software de Control de Documentos aporta transparencia digital al proceso de gestión documental, permite el acceso desde cualquier parte del mundo y simplifica la creación, modificación, aprobación y publicación de documentos en la organización.
Con el software de gestión documental, puede organizar fácilmente los archivos en papel de forma electrónica, liberar espacio de oficina y ahorrar tiempo en lugar de perder minutos preciosos buscando ese documento en papel.
Obtenga sus documentos electrónicos existentes fácilmente en segundos. Puede cargarlos directamente o simplemente copiar y pegar en nuestro editor de texto.
Los datos del cliente se almacenan en nuestra nube segura y son accesibles desde cualquier parte del mundo con su acceso seguro.
