Você sabia que realizar uma avaliação de lacunas completa é uma maneira adequada para empresas alimentícias melhorarem suas chances de obter um resultado favorável em auditorias?

A avaliação de lacunas ou análise de lacunas é um processo que pode ajudar as indústrias alimentícias a identificar e resolver potenciais lacunas de qualidade e segurança alimentar, garantindo assim que sua forma atual de operações atenda aos requisitos apropriados. Muitas vezes é um dos primeiros passos para uma empresa alimentícia implementar um Sistema de Gestão de Segurança Alimentar (SGSA).

Uma Visão Geral da Avaliação de Lacunas na Indústria Alimentícia

Transparência na indústria como consumidor, possa escolher alimentos mais seguros e saudáveis.

No setor alimentício, a avaliação de lacunas permite que as indústrias alimentícias revisem seus sistemas de gestão de segurança e qualidade alimentar avaliando os protocolos atuais e processos rotineiros. Ela atua como base para determinar se existem deficiências ou não conformidades e quais melhorias devem ser feitas para eliminá-las.

A avaliação de lacunas é geralmente realizada em indústrias alimentícias para avaliar a prontidão para auditorias externas, como a Iniciativa Global de Segurança Alimentar (GFSI), que fornece garantia de que o sistema de gestão de segurança alimentar de uma empresa alimentícia funciona em conformidade com regulamentações e padrões reconhecidos internacionalmente. Auditorias de lacunas podem ser realizadas internamente em uma empresa alimentícia ou externamente com uma avaliação de lacunas de terceiros oferecida por organizações de certificação ou por um consultor independente de segurança alimentar, a ser feita antes de realizar auditorias reais.

Em conclusão, executar avaliações de lacunas em indústrias alimentícias é vantajoso para estabelecer um ponto de partida como parte do plano de longo prazo para evoluir seus programas de gestão de segurança e qualidade alimentar (PGSA), detectando os elementos faltantes e focando neles antes que se tornem problemas desastrosos, além de ajudar a mitigar riscos e perigos de segurança alimentar, proteger a saúde pública e garantir requisitos de conformidade.

Etapas Envolvidas na Realização de uma Avaliação de Lacunas

Não há um único conjunto de instruções para realizar uma avaliação de lacunas cobrindo todos os segmentos da indústria alimentícia. De qualquer forma, toda análise de lacunas envolverá definir os requisitos que precisam ser atendidos, benchmark dos processos e práticas gerais, localizar áreas para progresso para trazer conformidade e redigir um relatório escrito sobre onde tomar ação. A seguir, um guia sobre como realizar análise de lacunas na indústria alimentícia.

1. Identificar o padrão ou regulamentação: Identifique o padrão ou regulamentação que se aplica ao negócio alimentício, que pode ser padrões aprovados pela GFSI, como British Retail Consortium Global Standards (BRCGS) ou padrões do Safe Quality Food Institute (SQFI), ou regulamentações nacionais ou locais, como o Código de Alimentos da FDA.
2. Desenvolver uma lista de verificação de auditoria: Uma ferramenta vital para análise de lacunas é uma lista de verificação de auditoria que lista os pré-requisitos do padrão no formato de perguntas, usando as quais o auditor compara o sistema atual com os requisitos do padrão.
3. Realizar a avaliação contra os requisitos do padrão e avaliar as lacunas: Realize a análise de lacunas comparando as informações compiladas com a lista de verificação de auditoria desenvolvida. Identifique quaisquer áreas onde as práticas de segurança alimentar do negócio não atendem aos requisitos do padrão ou regulamentações.
4. Especificar e priorizar as lacunas determinadas: Todas as lacunas identificadas são documentadas em um relatório de avaliação preliminar e entregues à equipe de gestão de segurança alimentar. Priorize as lacunas com base em seu nível de risco e impacto potencial na segurança alimentar para ascertar que quaisquer questões de alto risco sejam abordadas imediatamente.
5. Elaborar um plano de ação: Desenvolva um plano de ação para gerenciar as lacunas identificadas implementando ações a serem tomadas, cronogramas, responsabilidades e recursos necessários.
6. Executar o plano de ação: Execute o plano de ação e monitore o progresso para garantir que as lacunas sejam tratadas.
7. Revisar e atualizar: Revise e atualize a avaliação de lacunas periodicamente para garantir que o sistema de gestão de segurança alimentar permaneça eficaz e em conformidade com o respectivo padrão ou regulamentação.

Como a Avaliação de Lacunas Ajuda na Gestão de Auditorias?

“O sucesso é onde preparação e oportunidade se encontram” é uma citação que destaca a importância de estar preparado para aproveitar oportunidades. Da mesma forma, no contexto de auditorias, a preparação adequada por meio de avaliações de lacunas pode ser fundamental na gestão de auditorias para produzir resultados de auditoria bem-sucedidos. Vejamos como a avaliação de lacunas pode ajudar na gestão de auditorias.

Primeiramente, elas fornecem à organização alertas precoces de possíveis problemas antes que a auditoria ocorra, para que possam remediar, reduzindo a probabilidade de não conformidade e possíveis penalidades.

Em segundo lugar, uma avaliação de lacunas pode auxiliar no cumprimento dos requisitos de um padrão de auditoria, o que é particularmente benéfico quando o negócio é novo em um padrão de auditoria específico ou passou por mudanças significativas em suas operações recentemente.

Em terceiro lugar, o negócio pode concentrar seus recursos e priorizar esforços nas áreas ou lacunas capturadas de um processo completo de avaliação de lacunas que são mais críticas para alcançar a conformidade.

Finalmente, quando as empresas tomam a iniciativa de atender a não conformidades antes das auditorias, isso demonstra seu compromisso em aderir ao seu padrão de auditoria e que estão dispostas a tomar as etapas essenciais, o que ajuda a construir confiança com os auditores.

Portanto, empregar uma avaliação de lacunas eficiente é o caminho rápido para as empresas compreenderem quão eficientes seus processos são hoje versus quão otimizados precisam ser no futuro, dependendo do qual podem modificar ou revisar suas abordagens para melhoria contínua e permanecer prontas para auditoria.

Desafios Enfrentados nos Sistemas de Gestão de Auditorias

Convencionalmente, as auditorias são realizadas usando sistemas de gestão de auditorias baseados em papel. Vários desafios estão associados a essa abordagem, pois envolvem processos manuais para documentar, rastrear e relatar atividades de auditoria. Os principais desafios enfrentados no cenário atual de gestão de auditorias incluem:

• Ferramenta Baseada em Papel: Auditorias em papel apresentam desafios, como entrada de dados demorada, dificuldade em compartilhar informações entre membros da equipe, maior risco de erros e inconsistências, capacidade limitada de acessar e analisar dados de auditoria em tempo real e impacto ambiental devido à enorme quantidade de registros em papel necessários. Além disso, sistemas baseados em papel podem ser pesados para manter e podem não ser escaláveis à medida que as organizações crescem e expandem suas operações.
• Agendamento: A gestão de auditorias tradicional não suporta capacidade de agendamento de auditorias, tornando difícil para os auditores planejar e supervisionar auditorias de forma eficiente. Os auditores podem lutar para coordenar com stakeholders e garantir que as auditorias sejam executadas no prazo, levando a atrasos na conclusão da auditoria, prazos perdidos e um risco aumentado de não conformidade.
• Captura de Evidências Objetivas: Os auditores geralmente coletam evidências objetivas observando processos, entrevistando funcionários e lendo documentos. Há uma falta de ferramentas apropriadas para obter evidências objetivas para uma não conformidade identificada durante auditorias, tornando tedioso documentar instâncias de não conformidades corretamente. Os auditores podem ter problemas para explicar suas descobertas e recomendar ações corretivas sem documentação adequada.
• Gestão de Não Conformidades: O processo de gestão de não conformidades em auditorias baseadas em papel geralmente compreende compilação manual de dados de auditoria para determinar não conformidades, investigar incidentes, análise de causa raiz, realizar ações corretivas e verificação e fechamento das ações corretivas. Isso tende a afetar a eficiência geral no tratamento das não conformidades, pois levaria mais tempo e esforço para identificar precisamente não conformidades, rastrear causas raiz e tomar ações preventivas e corretivas rapidamente para minimizar o risco de recorrência.
• Análise de Tendências: Sistemas de gestão de auditorias existentes frequentemente não acomodam recursos de análise de tendências, pois não há provisão para relatórios e análises em tempo real. A análise de tendências na gestão de auditorias pode ajudar a reconhecer padrões e tendências em dados de auditoria ao longo do tempo, fornecer insights sobre as causas raiz de não conformidade, permitir a detecção de áreas de risco e formular ações preventivas para evitar não conformidade futura. Também é substancial para identificar áreas onde treinamento ou recursos adicionais podem ser necessários, permitindo que as organizações gerenciem proativamente possíveis questões de não conformidade.

Transformação dos Modelos de Auditoria

A prevalência dos desafios atuais em sistemas de gestão de auditorias trouxe uma transformação dos modelos de auditoria envolvendo uma mudança de gestão de auditorias tradicional baseada em papel para sistemas de gestão de auditorias digitais. Um software de gestão de auditorias simplifica o agendamento de auditorias fornecendo recursos de rastreamento e relatórios automatizados. Com uma plataforma centralizada para armazenar cronogramas e tarefas de auditoria, os auditores podem gerenciar suas cargas de trabalho de forma mais eficiente, reduzindo o risco de erros e atrasos. O software também fornece lembretes e notificações, garantindo que as auditorias sejam conduzidas no prazo.

A gestão de auditorias digitais facilita a captura de evidências objetivas permitindo que os auditores documentem evidências diretamente no sistema. Isso reduz o risco de erros e imprecisões, e as evidências estão prontamente disponíveis para revisão e análise por outros stakeholders.

A gestão de não conformidades é mais eficiente com sistemas digitais, fornecendo ferramentas para investigação, análise de causa raiz e gestão de ações corretivas. Com uma plataforma centralizada para gerenciar não conformidades, os auditores podem rastrear e monitorar não conformidades em tempo real, reduzindo o risco de qualquer não conformidade permanecer não resolvida.

Finalmente, a análise de tendências é simplificada com sistemas digitais, fornecendo relatórios e análises em tempo real para identificar padrões e tendências rapidamente.

No geral, a transição de sistemas de gestão de auditorias baseados em papel para digitais oferece vários benefícios, incluindo maior eficiência, risco reduzido e conformidade melhorada. A adoção de software de gestão de auditorias revolucionou o processo de auditoria, fornecendo as ferramentas relevantes que precisam para gerenciar suas cargas de trabalho de forma mais eficiente e eficaz.

Smart Audit como uma Ferramenta Importante para Alcançar Conformidade em Auditorias

O Smart Audit da SmartFoodSafe é uma ferramenta vital de conformidade para alcançar conformidade em auditorias em várias indústrias. Aproveitando a tecnologia, esta ferramenta de gestão de auditorias automatiza e centraliza processos de auditoria, garantindo precisão, eficiência e análise de dados em tempo real. O Smart Audit permite que as empresas identifiquem lacunas, implementem ações corretivas prontamente e mantenham conformidade regulatória de forma eficaz, impulsionando excelência operacional e mitigação de riscos.