¿Alguna vez ha oído hablar de la filosofía “un lugar para todo y todo en su lugar”? Esta es la noción central de la metodología 5S.

La 5S es una estrategia estructurada destinada a optimizar los espacios de trabajo para operaciones eficientes, efectivas y seguras. Prioriza colocar los elementos en sus lugares designados y mantener la limpieza, lo que agiliza las tareas y reduce tanto el desperdicio de tiempo como el potencial de lesiones, permitiendo una ejecución laboral más fluida.

La base de la metodología 5S radica en cinco palabras japonesas:

Seiri: Clasificar los elementos prescindibles.

Seiton: Organizar y arreglar lo que queda después de la clasificación.

Seisou: Limpiar e inspeccionar el espacio de trabajo.

Seiketsu: Estandarizar las prácticas a través de estándares documentados.

Shitsuke: Mantener y aplicar consistentemente los estándares establecidos.

Referencia: https://blog.kainexus.com/improvement-disciplines/lean/5s/digital-5s-tool/top-reasons-to-consider

Estos principios 5S, cuando se mantienen diligentemente, fomentan la disciplina necesaria para una mejora continua y significativa, estableciendo y manteniendo entornos de trabajo robustos y productivos.

Origen de la 5S

El enfoque 5S se origina en el Sistema de Producción Toyota (TPS) como un método organizacional japonés desarrollado a principios y mediados del siglo XX. Junto con otras prácticas de manufactura lean como kaizen, kanban, jidoka, heijunka y poka-yoke, la 5S surgió como una metodología práctica. También se considera la base del Mantenimiento Productivo Total (TPM).

Enfatiza la importancia de un lugar de trabajo bien organizado para mejorar la funcionalidad y el flujo de trabajo. Esto implica arreglar el espacio de trabajo según los requisitos de las tareas y la frecuencia de uso de herramientas/materiales. Inicialmente parte del TPS, que se centra en mejorar el valor de los productos/servicios eliminando el desperdicio de producción, la 5S subraya la participación activa de todos los empleados para una implementación exitosa.

Importancia de la 5S en la Manufactura

En el panorama manufacturero actual, la 5S se ha convertido en un elemento pivotal en las estrategias de manufactura lean en diversas industrias. Integrar la 5S en las actividades diarias de una empresa trasciende meras mejoras en la organización, prácticas regulares de limpieza y flujos de trabajo optimizados.

Esencialmente, la 5S representa una técnica de manufactura lean que ofrece beneficios sustanciales con una inversión mínima. Su núcleo gira en torno a involucrar a las personas y empoderarlas para que tomen posesión de su lugar de trabajo, creando un ambiente centrado en la calidad, la productividad y el desarrollo continuo.

Las principales ventajas de utilizar un programa 5S son:

• Liberar espacio en su instalación mediante la omisión de herramientas y equipos redundantes.
• Minimizar el desperdicio causado por movimientos excesivos mediante la organización sistemática del espacio de trabajo.
• Mejorar la eficiencia de los recursos manteniendo el mantenimiento del equipo, reduciendo así el tiempo de inactividad.
• Involucrar más activamente a los operadores delegándoles mayor responsabilidad.
• Establecer un lugar de trabajo seguro con medidas de seguridad continuas y protocolos de gestión.

Comprensión de la Terminología 5S

CLASIFICAR

Clasificar, como un paso crucial en la organización del espacio de trabajo, distingue entre elementos esenciales y no esenciales. El objetivo es segregar los elementos que se requieren regularmente de aquellos que pueden no servir para un propósito inmediato, asignando estos últimos a un área de retención designada con “etiqueta roja”. Implementar un sistema de clasificación maximiza la eficiencia del espacio de trabajo al crear espacio disponible para otras tareas o materiales pertinentes.

También se extiende a espacios digitales, como eliminar archivos digitales obsoletos (clasificar) y organizar los archivos necesarios en carpetas estructuradas (enderezar).

Algunas formas en que la clasificación puede adoptarse en el lugar de trabajo son:

• Eliminar desperdicios del espacio de trabajo.
• Desechar partes rotas u obsoletas utilizando el sistema de etiqueta roja 5S.
• Responsable del reciclaje de materiales y papeles.
• Distinguir herramientas cotidianas de las especializadas.
• Evitar el desorden en el espacio de trabajo absteniéndose de acumular materiales excesivos.
• Establecer un área de desbordamiento fuera del espacio de trabajo principal para herramientas, materiales o partes duplicadas.

ENDEREZAR

La fase de Enderezar implica arreglar meticulosamente los elementos restantes después de la clasificación, facilitando el acceso fácil a los elementos usados con frecuencia y asignando a cada elemento un espacio claro y fácilmente localizable. Este proceso asegura que cada elemento tenga un lugar designado para una recuperación y devolución fácil, minimizando movimientos innecesarios y optimizando la ergonomía. Representa el segundo paso en la creación de un espacio utilizable que mejora la salida general. Una vez que los elementos se clasifican, el enfoque se desplaza a organizarlos de manera efectiva.

Considere estos pasos:

• Priorizar el acceso a elementos usados con frecuencia para la eficiencia en las tareas diarias.
• Categorizar los elementos restantes lógicamente y brainstormear métodos de almacenamiento óptimos para cada categoría.
• Implementar señales visuales para la identificación rápida de elementos faltantes o desplazados. Por ejemplo, emplear tableros de sombra para herramientas es un método clásico.
• Utilizar contenedores donde sea aplicable para la organización de elementos.
• Usar técnicas de etiquetado, como enmarcar elementos más grandes y agregar etiquetas para una identificación fácil.
• Mantenerse adaptable. La fase inicial de Enderezar mostrará mejoras, pero reuniones subsiguientes del equipo enfocadas en Enderezar durante una y dos semanas pueden descubrir refinamientos adicionales.

BRILLAR

El proceso de Brillar implica elevar el área de trabajo limpiando e inspeccionando minuciosamente las herramientas, el equipo y otros elementos. Comprende el mantenimiento rutinario, alineándose directamente con el TPM (Mantenimiento Productivo Total). Cultiva un entorno de trabajo que involucra activamente a los operadores al otorgarles mayor responsabilidad y control sobre sus espacios de trabajo. También ayuda en la detección temprana de problemas antes de que interrumpan la producción. Por ejemplo, detectar problemas emergentes como fugas de fluidos, derrames de materiales, desgaste inesperado que lleva a virutas de metal, grietas finas en mecanismos, etc., se vuelve más fácil en un entorno limpio.

Aquí hay los pasos recomendados:

• Usar limpiadores y herramientas de limpieza apropiadas para hacer que el área de trabajo brille. El objetivo de barrer, trapear, cepillar, limpiar, lavar y encerar es restaurar la condición prístina del espacio de trabajo.
• Identificar la causa raíz. El principio central de este paso 5S es “limpiar para comprender”. Si hay indicios de fugas, derrames o escombros inesperados, esfuercese por comprender su fuente, ya que estos a menudo sirven como advertencias tempranas de problemas potenciales futuros.
• Inspeccionar. Después de la limpieza, tome tiempo para escrutar cada elemento y evaluar su condición, asegurándose de si requiere actualizaciones, mantenimiento o reparación.

ESTANDARIZAR

Estandarizar sirve como el vínculo entre los primeros tres pasos de 5S (Clasificar, Enderezar, Brillar) y el paso final (Mantener). Su propósito es establecer las mejores prácticas en 5S como trabajo estandarizado para su equipo. Estandarizar hace que la 5S sea un proceso repetible, transformándola de un esfuerzo único en un conjunto de actividades reproducibles. Para garantizar el éxito continuo de sus esfuerzos, es crítico establecer expectativas para el futuro a través de procesos 5S documentados.

Lo siguiente son algunos puntos a tener en mente para estandarizar:

• Documentar en parejas: Empareje a un miembro del equipo que realiza cada tarea 5S con otro que la documenta para evitar perder detalles importantes.
• Capturar la esencia: Refuerce la simplicidad capturando el núcleo de cada tarea sin complejidad innecesaria, facilitando el mantenimiento de la documentación.
• Preferir listas de verificación: Use listas de verificación concisas como recordatorios, con nombres de tareas breves y descripciones más detalladas para fines de capacitación.
• Organizar para la simplicidad: Estructure sus listas de verificación basadas en roles, turnos y frecuencia (diaria, semanal, mensual) para reducir la intimidación y facilitar una ejecución más fluida para su equipo.

MANTENER

Mantener se refiere a la aplicación continua de los principios 5S. Convierte los procedimientos 5S estandarizados en tareas regulares, asegurando una adherencia constante. Las prácticas 5S iterativas aseguran el progreso existente y allanan el camino para una mejora continua. Una vez que se logra la estandarización, es necesario actuar sobre esos estándares regularmente.

Esto puede hacerse posible a través de las acciones dadas a continuación:

• Establecer un horario: Integre las prácticas 5S como tareas rutinarias basadas en roles, turnos y frecuencia.
• Enseñar a través de demostración: Capacite a los empleados demostrando tareas 5S aclarando expectativas para la ejecución independiente de tareas.
• Transición a trabajo independiente: Después de la capacitación inicial, supervise suavemente a los empleados mientras cultivan hábitos, ofreciendo guía y correcciones según sea necesario para prevenir errores o desviaciones.
• Adaptación según sea necesario: Identifique áreas para mejorar tareas para aumentar la eficiencia al proporcionar o recibir retroalimentación. Recuerde, el trabajo estandarizado debe evolucionar y adaptarse según sea necesario.
• Fomentar sugerencias a través de retroalimentación continua para mejorar los procesos 5S, abrazando cada idea con interés genuino y disposición para aprender.

Smart Food Safe como una Solución Tecnológica para 5S

Smart Food Safe es una suite integral de módulos digitales que aprovecha capacidades para elevar el rendimiento de múltiples facetas de una industria manufacturera, lo que puede ser útil para simplificar la incorporación de los principios 5S.

• Registro Digitalizado: Permite la facilidad de almacenamiento y recuperación eficiente de registros, permitiendo un proceso de documentación más fluido, asegurando que toda la información necesaria sobre los pasos 5S esté fácilmente accesible y estructurada.
• Sistema de Gestión de Flujos de Trabajo: Un flujo de trabajo automatizado equipa a las empresas para visualizar y tener una visión general de los diversos procesos involucrados en la aplicación de 5S asignando responsabilidad, rastreando progreso y asistiendo en la gestión sistémica de 5S.
• Integración de IoT para Monitoreo: Integrar tecnología de Internet de las Cosas (IoT) para monitorear las condiciones de equipo, espacios de trabajo o procesos, inaugurando un entorno limpio y seguro al liderar el camino para análisis avanzados y conocimientos predictivos.
• SOPs y Capacitación Digital: Creación y compartición habilitada por tecnología de procedimientos operativos estandarizados (SOPs) asegura que todos sigan los mismos protocolos. Los empleados pueden ser educados más sobre las habilidades y conocimientos requeridos para lograr confiablemente estrategias 5S a través de un sistema de gestión de aprendizaje digital (LMS).
• Gestión de Tareas: El sistema organizado traído por los principios 5S puede mantenerse y mejorarse continuamente con una gestión adecuada de tareas que involucra establecer horarios, asignar responsabilidades claramente definidas, mantener un ojo en cualquier no conformidad y su mitigación rápida.
• Análisis de Datos e Informes: Analizar datos con herramientas de informes intuitivas recolectadas del sistema ofrece una mirada interior a áreas de mejora, identificando cuellos de botella e interpretando el impacto de las medidas 5S para la toma de decisiones informada y acciones correspondientes.