Já ouviu falar da filosofia “um lugar para tudo e tudo em seu lugar”? Essa é a noção central da metodologia 5S.

O 5S é uma estratégia estruturada destinada a otimizar espaços de trabalho para operações eficientes, eficazes e seguras. Ele prioriza colocar itens em seus pontos designados e manter a limpeza, simplificando tarefas e reduzindo tanto o desperdício de tempo quanto o potencial para lesões, permitindo uma execução de trabalho mais suave.

A base da metodologia 5S reside em cinco palavras japonesas:

• Seiri: Separar itens dispensáveis.
• Seiton: Organizar e arranjar o que resta após a separação.
• Seisou: Limpar e inspecionar o espaço de trabalho.
• Seiketsu: Padronizar as práticas por meio de padrões documentados.
• Shitsuke: Manter e aplicar consistentemente os padrões estabelecidos.

Referência: https://blog.kainexus.com/improvement-disciplines/lean/5s/digital-5s-tool/top-reasons-to-consider

Esses princípios 5S, quando mantidos diligentemente, fomentam a disciplina necessária para melhorias contínuas e significativas, estabelecendo e mantendo ambientes de trabalho robustos e produtivos.

Origem do 5S

A abordagem 5S origina-se do Sistema de Produção Toyota (TPS) como um método organizacional japonês desenvolvido no início ao meio do século XX. Junto com outras práticas de manufatura enxuta como kaizen, kanban, jidoka, heijunka e poka-yoke, o 5S surgiu como uma metodologia prática. Ele também é considerado a base da Manutenção Produtiva Total (TPM).

Ele enfatiza a importância de um local de trabalho bem organizado para melhorar a funcionalidade e o fluxo de trabalho. Isso envolve arranjar o espaço de trabalho com base nos requisitos das tarefas e na frequência de uso de ferramentas/materiais. Inicialmente parte do TPS, que se concentra em melhorar o valor do produto/serviço eliminando o desperdício de produção, o 5S ressalta o envolvimento ativo de todos os funcionários para uma implementação bem-sucedida.

Significância do 5S na Manufatura

No cenário atual de manufatura, o 5S se tornou um elemento pivotal nas estratégias de manufatura enxuta em várias indústrias. Integrar o 5S nas atividades diárias de uma empresa transcende meras melhorias na organização, práticas regulares de limpeza e fluxos de trabalho simplificados.

Essencialmente, o 5S representa uma técnica de manufatura enxuta que oferece benefícios substanciais com investimento mínimo. Seu núcleo gira em torno de envolver indivíduos e empoderá-los para assumir a propriedade de seu local de trabalho, criando uma atmosfera centrada em qualidade, produtividade e desenvolvimento contínuo.

As principais vantagens de utilizar um programa 5S são:

• Liberar espaço em sua instalação por meio da omissão de ferramentas e equipamentos redundantes.
• Minimizar o desperdício causado por movimentos excessivos através da organização sistemática do espaço de trabalho.
• Melhorar a engenhosidade mantendo a manutenção de equipamentos, reduzindo assim o tempo de inatividade.
• Envolver operadores de forma mais ativa confiando-lhes maior responsabilidade.
• Estabelecer um local de trabalho seguro com medidas de segurança contínuas e protocolos de gerenciamento.

Entendendo a Terminologia 5S

SEPARAR (SORT)

Separar, como um passo crucial na organização do espaço de trabalho, distingue entre itens essenciais e não essenciais. O objetivo é segregar itens que você requer regularmente daqueles que podem não servir a um propósito imediato, alocando os últimos a uma área de retenção designada “etiqueta vermelha”. Implementar um sistema de separação maximiza a eficiência do espaço de trabalho criando espaço disponível para outras tarefas ou materiais pertinentes.

Ele também se estende a espaços digitais, como remover arquivos digitais desatualizados (separar) e organizar arquivos necessários em pastas estruturadas (endireitar).

Algumas maneiras pelas quais a separação pode ser adotada no local de trabalho são:

• Eliminar resíduos do espaço de trabalho.
• Descartar peças quebradas ou obsoletas utilizando o sistema de etiqueta vermelha 5S.
• Responsável pela reciclagem de materiais e papéis.
• Distinguir ferramentas cotidianas das especializadas.
• Evitar a bagunça no espaço de trabalho abstendo-se de acumular materiais excessivos.
• Estabelecer uma área de transbordamento fora do espaço de trabalho principal para ferramentas, materiais ou peças duplicadas.

ENDEREITAR (STRAIGHTEN)

A fase Endireitar envolve arranjar meticulosamente os itens restantes após a separação, facilitando o acesso fácil a itens usados frequentemente e atribuindo a cada item um espaço claro e facilmente localizável. Esse processo garante que cada item tenha um ponto designado para recuperação e retorno fáceis, minimizando movimentos desnecessários e otimizando a ergonomia. Ele se destaca como o segundo passo na criação de espaço utilizável que melhora a produção geral. Uma vez que os itens são separados, o foco muda para organizá-los de forma eficaz.

Considere estes passos:

• Priorizar o acesso a itens usados frequentemente para eficiência em tarefas diárias.
• Categorizar itens restantes logicamente e brainstormar métodos de armazenamento ótimos para cada categoria.
• Implementar pistas visuais para identificação rápida de itens ausentes ou deslocados. Por exemplo, empregar pranchas de sombra para ferramentas é um método clássico.
• Utilizar contêineres quando aplicável para organização de itens.
• Usar técnicas de rotulagem, como enquadrar itens maiores e adicionar rótulos para identificação fácil.
• Manter-se adaptável. A fase inicial de Endireitar mostrará melhorias, mas reuniões subsequentes da equipe focadas em Endireitar por uma e duas semanas podem descobrir refinamentos adicionais.

BRILHAR (SHINE)

O processo Brilhar envolve elevar a área de trabalho limpando e inspecionando minuciosamente ferramentas, equipamentos e outros itens. Ele compreende manutenção rotineira, alinhando-se diretamente com TPM (Manutenção Produtiva Total). Ele cultiva um ambiente de trabalho que envolve ativamente os operadores concedendo-lhes maior responsabilidade e controle sobre seus espaços de trabalho. Ele também auxilia na detecção precoce de problemas antes que eles interrompam a produção. Por exemplo, detectar problemas emergentes como vazamentos de fluidos, derramamentos de materiais, desgaste inesperado levando a limalhas de metal, rachaduras finas em mecanismos, etc., torna-se mais fácil em um ambiente limpo.

Aqui estão os passos recomendados:

• Use limpadores e ferramentas de limpeza apropriadas para fazer a área de trabalho brilhar. O objetivo de varrer, esfregar, escovar, limpar, lavar e encerar é restaurar a condição imaculada do espaço de trabalho.
• Identifique a causa raiz. O princípio central deste passo 5S é “limpar para compreender”. Se houver indicações de vazamentos, derramamentos ou detritos inesperados, esforçe-se para compreender sua fonte, pois esses frequentemente servem como avisos precoces de problemas potenciais futuros.
• Inspecione. Após a limpeza, reserve tempo para escrutinar cada item e avaliar sua condição, garantindo se ele requer atualizações, manutenção ou reparo.

PADRONIZAR (STANDARDIZE)

Padronizar serve como o elo entre os três primeiros passos do 5S (Separar, Endireitar, Brilhar) e o passo final (Manter). Seu propósito é estabelecer melhores práticas em 5S como trabalho padronizado para sua equipe. Padronizar torna o 5S um processo repetível, transformando-o de um empreendimento único em um conjunto de atividades reproduzíveis. Para garantir o sucesso contínuo de seus esforços, é crítico definir expectativas para o futuro por meio de processos 5S documentados.

Os seguintes são alguns pontos a ter em mente para padronizar:

• Documente em pares: Emparelhe um membro da equipe executando cada tarefa 5S com outro que a documenta para evitar perder detalhes importantes.
• Capture a essência: Reforce a simplicidade capturando o núcleo de cada tarefa sem complexidade desnecessária, facilitando a manutenção da documentação.
• Prefira listas de verificação: Use listas de verificação concisas como lembretes, com nomes breves de tarefas e descrições mais detalhadas para fins de treinamento.
• Organize para simplicidade: Estruture suas listas de verificação com base em papéis, turnos e frequência (diária, semanal, mensal) para reduzir intimidação e facilitar a execução mais suave para sua equipe.

MANTER (SUSTAIN)

Manter refere-se à aplicação contínua dos princípios 5S. Ele converte procedimentos 5S padronizados em tarefas regulares, garantindo adesão constante. Práticas 5S iterativas garantem o progresso existente e pavimentam o caminho para melhoria contínua. Uma vez que a padronização é alcançada, é necessário agir nesses padrões regularmente.

Isso pode ser tornado possível através das ações dadas abaixo:

• Estabeleça um cronograma: Integre práticas 5S como tarefas rotineiras com base em papéis, turnos e frequência.
• Ensine através de demonstração: Treine funcionários demonstrando tarefas 5S esclarecendo expectativas para execução independente de tarefas.
• Transição para trabalho independente: Após o treinamento inicial, supervisione gentilmente os funcionários enquanto eles cultivam hábitos, oferecendo orientação e correções conforme necessário para prevenir erros ou desvios.
• Adaptação conforme necessário: Identifique áreas para melhoria de tarefas para aprimorar a eficiência ao fornecer ou receber feedback. Lembre-se, o trabalho padronizado deve evoluir e se adaptar conforme necessário.
• Incentive sugestões através de feedback contínuo para aprimorar processos 5S, abraçando cada ideia com interesse genuíno e disposição para aprender.

Smart Food Safe como uma Solução Tecnológica para 5S

Smart Food Safe é um conjunto abrangente de módulos digitais que aproveita capacidades para elevar o desempenho de múltiplas facetas de uma indústria de manufatura, o que pode ser útil para simplificar a incorporação dos princípios 5S.

• Registro Digitalizado: Ative a facilidade de armazenamento e recuperação eficiente de registros, permitindo um processo de documentação mais simplificado, assegurando que todas as informações necessárias sobre os passos 5S estejam prontamente acessíveis e estruturadas.
• Sistema de Gerenciamento de Fluxo de Trabalho: Um fluxo de trabalho automatizado equipa empresas a visualizar e ter uma visão geral dos vários processos envolvidos na aplicação do 5S, designando responsabilidade, rastreando progresso e auxiliando no gerenciamento sistêmico do 5S.
• Integração IoT para Monitoramento: Integrar tecnologia de Internet das Coisas (IoT) para monitorar as condições de equipamentos, espaços de trabalho ou processos, inaugurando um ambiente limpo e seguro liderando o caminho para análises avançadas e insights preditivos.
• SOPs e Treinamento Digitais: Criação e compartilhamento habilitados por tecnologia de procedimentos operacionais padronizados (SOPs) garantem que todos sigam os mesmos protocolos. Funcionários podem ser ainda educados sobre as habilidades e conhecimentos necessários para realizar de forma confiável estratégias 5S através de um sistema de gerenciamento de aprendizado digital (LMS).
• Gerenciamento de Tarefas: O sistema organizado trazido pelos princípios 5S pode ser continuamente mantido e melhorado com gerenciamento de tarefas adequado, envolvendo a configuração de cronogramas, atribuição de responsabilidades claramente definidas, monitoramento de qualquer não conformidade e sua mitigação rápida.
• Análises de Dados e Relatórios: Analisar dados com ferramentas de relatórios intuitivas coletadas do sistema oferece uma visão interna de áreas de melhoria, identificando gargalos e interpretando o impacto das medidas 5S para tomada de decisões informada e ações correspondentes.