Como podemos garantir que um software de gestão de segurança alimentar seja capaz de alcançar um sistema robusto de Gestão de Segurança Alimentar (FSMS), eliminando proativamente recalls de produtos alimentares e protegendo os consumidores contra doenças transmitidas por alimentos?

Cada empresa do ramo alimentício varia de acordo com o tipo de negócio, o tamanho da empresa e o país ou região onde opera. Portanto, é essencial otimizar seus esforços de gestão de segurança alimentar para incorporar os elementos necessários de um FSMS, como análise de perigos, pontos críticos de controle, procedimentos de monitoramento, ações corretivas, procedimentos de verificação, manutenção de registros e documentação, treinamento em segurança alimentar, e comprometimento da gestão. À medida que os estabelecimentos alimentícios ao redor do mundo se voltam para soluções tecnológicas de gestão de segurança alimentar, torna-se imprescindível para as partes interessadas compreender o que buscar para gerar os resultados ideais para uma gestão bem-sucedida da segurança alimentar.

Software de Gestão da Segurança Alimentar: Necessidade Urgente para Toda Empresa Alimentícia

Nas últimas décadas, houve uma crescente ênfase na qualidade e na segurança dos alimentos, atraindo a atenção tanto de consumidores quanto de empresas alimentícias em todo o mundo. Uma abordagem viável para as empresas alimentícias garantirem a qualidade e a segurança de seus produtos envolve investir em um sistema digital de segurança alimentar para monitorar rigorosamente, tratar e resolver riscos, especialmente porque a indústria e os órgãos governamentais priorizam cada vez mais medidas preventivas dentro da complexa rede global de alimentos.

A Agência Canadense de Inspeção de Alimentos define um sistema de gestão de segurança alimentar como composto por estruturas gerenciais e administrativas e processos para facilitar o desenho, a entrega do programa de segurança alimentar, manutenção contínua, avaliação e melhoria contínua. Segundo a ISO 22000:2018, os requisitos para um FSMS combinam comunicação interativa, gestão de sistema, programas pré-requisitos e os princípios de Análise de Perigos e Pontos Críticos de Controle (HACCP). A adoção de um FSMS é uma decisão estratégica para uma organização, podendo ajudar a melhorar seu desempenho geral em segurança alimentar, proporcionando os seguintes benefícios potenciais:

• Fornecer consistentemente alimentos, produtos e serviços seguros que atendam aos requisitos regulamentares aplicáveis e aos clientes;
• Abordar riscos associados aos seus objetivos;
• Demonstrar conformidade com os requisitos especificados do FSMS.

Um software de gestão da segurança alimentar torna esses processos muito mais organizados, eficientes e sem esforço para a empresa alimentícia. Ele revoluciona a forma como as empresas lidam com seus riscos de segurança alimentar, introduzindo um nível de precisão e eficácia que era difícil de obter com métodos manuais. O software torna isso possível por meio de:

• Racionalização da coleta de dados e da documentação, permitindo que as indústrias alimentícias insiram, registrem, rastreiem e acessem todas as informações críticas facilmente em uma plataforma digital centralizada;
• Eliminação da necessidade de registros em papel volumosos automatizando tarefas rotineiras de segurança alimentar e garantindo que os dados sejam precisos e prontamente disponíveis quando necessário;
• Acionamento de alertas e notificações para prazos importantes, inspeções ou ações corretivas, reduzindo o risco de esquecimento ou não conformidade;

Facilitação de monitoramento em tempo real e análise intuitiva de tendências, capacitando as empresas a lidar ativamente com potenciais problemas antes que eles escalem para grandes falhas.

Aspectos Chave que Devem Ser Integrados no Software de Gestão da Segurança Alimentar

O software de gestão da segurança alimentar deve abranger os componentes críticos exigidos por agências regulatórias para estabelecer um FSMS competente, além de oferecer recursos que o tornem vantajoso em relação às estratégias tradicionais de gestão de segurança alimentar. Vamos analisar esses aspectos:

Comunicação Interativa

A comunicação interativa exerce um papel central na construção de confiança entre os diversos stakeholders da cadeia de suprimentos alimentares, incluindo fornecedores, distribuidores, prestadores de serviço e consumidores. Embora um operador de negócio alimentício possa não ter acesso direto a todos esses stakeholders, é importante que ele se familiarize e mantenha comunicação com:

• A entidade de onde obtém seus insumos (stakeholder imediatamente acima na cadeia);
• A entidade para a qual fornece seus produtos (stakeholder imediatamente abaixo na cadeia).

Esses dois stakeholders-chave devem estar cientes ou participar ativamente do desenvolvimento do sistema de gestão de segurança alimentar. Além disso, o operador da empresa deve levar em consideração as preferências, especificações ou requisitos de segurança alimentar desses stakeholders. O software de gestão de segurança alimentar favorece a comunicação interativa ao oferecer uma plataforma consolidada: um portal digital que conecta o operador de negócio aos seus principais stakeholders. Ele permite compartilhar informações essenciais sobre medidas de segurança alimentar, conformidade e padrões de qualidade com fornecedores, distribuidores e outros parceiros da cadeia. Ao digitalizar e aprimorar essas comunicações, o software garante que os stakeholders estejam bem informados e envolvidos no desenvolvimento e na manutenção do FSMS. Também possibilita que as empresas considerem e atendam eficientemente as preferências, especificações e requisitos dos parceiros, promovendo transparência, confiança e colaboração efetiva entre todas as partes envolvidas.

Gestão de Sistema

A gestão de sistema é a abordagem adotada pelos operadores de empresas alimentícias para garantir a eficiência de seus sistemas de segurança alimentar. Princípios-chave da ISO a serem seguidos incluem: priorização da satisfação do cliente, demonstração de forte liderança, engajamento e capacitação dos colaboradores, abordagem orientada a processos, busca pela melhoria contínua, tomada de decisão baseada em evidências e gerenciamento eficaz das relações com stakeholders. Utilizar um software de gestão da segurança alimentar permite que os fabricantes alinhem suas operações com esses princípios. Eles podem monitorar em tempo real, reforçar a eficácia dos protocolos de segurança e reduzir o risco de doenças transmitidas por alimentos, ao mesmo tempo em que promovem a qualidade do produto para aumentar a confiança do consumidor. Objetivos claros de segurança alimentar, gestão da conformidade e execução rápida de ações corretivas podem ser integrados ao software para refletir a liderança da empresa. Um sistema de gestão de aprendizagem (LMS), dentro do software, para treinamento de funcionários pode aumentar o conjunto de habilidades da equipe e sua conscientização, contribuindo para uma cultura mais sólida de segurança alimentar. A documentação sem papel, com registros digitais com data/hora e logs de versão, assegura um gerenciamento estruturado e responsável. Além disso, os recursos de análise de dados e relatórios ajudam a identificar áreas para melhoria, promovendo a evolução contínua do sistema de segurança alimentar.

Programas Pré-Requisitos (PRPs)

Programas pré-requisitos (PRPs) são definidos pela ISO como condições básicas e atividades indispensáveis dentro de uma organização e em toda a cadeia de suprimento para manter a segurança dos alimentos. Os PRPs exigidos variam dependendo do segmento da cadeia em que a organização opera e do tipo da empresa. Exemplos incluem: Boas Práticas de Fabricação (GMP), Boas Práticas Agrícolas (GAP), Boas Práticas de Higiene (GHP) e Boas Práticas de Distribuição (GDP). A implementação dos PRPs pode ser substancialmente fortalecida com o uso de um software de gestão de segurança alimentar por meio da automação da papelada relevante e da gestão de registros, minimizando a probabilidade de erro humano e garantindo que eles sejam seguidos consistentemente e permaneçam em conformidade com os padrões da indústria. A vigilância dinâmica e verificação periódica dos PRPs pode ser conduzida conforme programado usando o software, para detectar e retificar desvios através de uma análise de causa raiz diligente e um sistema de Ação Corretiva e Preventiva (CAPA).

Análise de Perigos e Pontos Críticos de Controle (HACCP)

Além de realizar a análise de perigos, os princípios HACCP exigem que os operadores identifiquem os pontos críticos de controle (CCPs) ou etapas no processo onde eles podem mitigar os riscos de segurança alimentar de forma eficaz. Cada CCP deve ter um limite crítico definido, especificando um valor mínimo ou máximo. Os outros princípios HACCP requerem procedimentos de monitoramento, ações corretivas, verificação completa e documentação confiável. Um software de gestão HACCP pode ser um divisor de águas para a indústria alimentícia no que diz respeito à supervisão da segurança alimentar, pois permite a criação de um plano HACCP digital para automatizar e gerenciar os perigos, além de identificar e implementar os CCPs ou pontos de controle preventivo (PCPs) com modelos de avaliação de risco integrados. Dessa forma, os perigos alimentares nas diferentes operações de fabricação podem ser monitorados continuamente para evitar a sua propagação pela cadeia até os consumidores. Alertas instantâneos e notificações quando um CCP se desvia do limite crítico permitem ações corretivas rápidas e limitam retenções e interrupções. Os procedimentos HACCP exigem documentação digital adequada para fácil acesso durante auditorias e verificações de conformidade. Esse software também facilita a comunicação entre os membros da equipe de gestão HACCP para evitar erros operacionais e economizar tempo na execução das ações corretivas, garantindo que sejam implementadas de forma eficaz.

Controle de Qualidade

O software de gestão da segurança alimentar deve ser capaz de apoiar técnicas de gestão da qualidade na indústria alimentícia substancialmente. Variados passos são necessários para um controle de qualidade otimizado, incluindo inspeções de matérias-primas, testes rigorosos durante a fabricação e checagens rigorosas durante a embalagem final. No contexto do software, o controle de qualidade envolve vários procedimentos e ferramentas para garantir que os produtos alimentares atendam aos padrões exigidos, tais como auditorias regulares para identificar e corrigir defeitos, manter registros atualizados de feedback de clientes, fornecer procedimentos escritos que descrevam os passos para identificar e corrigir problemas, reduzir a probabilidade de recorrência, avaliar os alimentos afetados quanto à segurança e prevenir que os alimentos afetados entrem no comércio. O software capacita os profissionais da indústria alimentícia a implementar um sistema funcional de gestão da qualidade com uma visão em tempo real dos processos de controle de qualidade, um painel central para monitorar qualidade, integração com sistemas ERP para gerenciar segurança e qualidade, um banco de dados digital na nuvem para armazenar os procedimentos escritos para identificação e correção de problemas, e ferramentas integradas de análise de causa raiz para determinar como identificar os problemas de qualidade e prevenir sua recorrência.

Rastreabilidade e Gestão de Recall

A rastreabilidade no software de gestão da segurança alimentar permite que as empresas rastreiem o movimento dos produtos alimentares por toda a cadeia de suprimentos, desde a origem dos ingredientes até o destino final. Isso é feito através da atribuição de identificadores únicos a cada produto, que podem ser rastreados. O software registra informações cruciais, como números de lote, datas de validade, dados de fornecedores e vários pontos de verificação no processo de produção e distribuição. Esse nível de rastreamento detalhado é quase impossível de alcançar manualmente, garantindo que cada etapa da cadeia esteja documentada com precisão. Quando um problema de segurança alimentar surge, as empresas podem usar as informações de rastreabilidade para identificar rapidamente a origem do problema e tomar ações corretivas. Nesses casos, o software é inestimável ao permitir que as empresas identifiquem rapidamente os lotes afetados e os produtos específicos. Essa identificação rápida ajuda a minimizar o escopo e o impacto do recall, evitando que produtos contaminados cheguem aos consumidores e potencialmente causem danos. Isso não apenas protege a saúde pública, mas também a reputação da marca. A capacidade de apontar a fonte exata do problema e tomar ações imediatas demonstra compromisso com a segurança alimentar e reduz perdas financeiras associadas a recalls e potenciais responsabilidades legais.

Interface Amigável para o Usuário

Uma interface amigável é um recurso obrigatório em um software de gestão de segurança alimentar. Ao migrar de um sistema baseado em papel para uma plataforma digital, os funcionários podem ter dificuldades para se adaptar se não estiverem familiarizados com a tecnologia. A plataforma deve ser projetada para navegação fácil e uso direto, reduzindo a curva de aprendizado e a possível resistência ao novo sistema. Usuários novos devem ser capazes de compreender rapidamente como utilizar o software, resultando em níveis maiores de produtividade enquanto se diminui a probabilidade de erros de entrada de dados ou interpretação incorreta das funções. Isso também impulsiona maior engajamento dos funcionários, sustentando uma cultura mais forte de segurança alimentar dentro da organização. Em um mercado competitivo, ter um software fácil de usar que prioriza a experiência do usuário pode ser um diferencial transformador.

Capacidades de Integração

A gestão da segurança alimentar envolve a coleta e análise de dados de diversas fontes, incluindo sensores de temperatura, dispositivos de controle de qualidade, parceiros da cadeia de suprimento, entre outros. A capacidade de integração permite que o software colete esses dados automaticamente dessas fontes e os centralize em um só lugar, conectando-se sem falhas a sistemas de gestão de inventário, sistemas de ponto de venda (POS) ou outras plataformas relevantes. Isso reduz os erros de entrada manual de dados e garante que todos os dados válidos estejam disponíveis em real tempo. As capacidades de integração também podem simplificar o compartilhamento de dados, reduzir duplicações de esforço e aumentar a eficiência total. As melhores soluções de software oferecem troca de dados em tempo real, fornecendo informações atualizadas em toda a empresa. Como os regulamentos e padrões de segurança alimentar estão em constante evolução, os recursos de integração com bancos de dados regulatórios permitem a atualização automática dos requisitos de conformidade, garantindo que a empresa permaneça alinhada às normas mais recentes e reduza os riscos relacionados à conformidade.

Dicas para Lembrar ao Escolher o Software Certo de Gestão da Segurança Alimentar

Ao selecionar um software de gestão de segurança alimentar para sua empresa alimentícia, pode ser uma tarefa difícil encontrar o ideal que atenda às suas necessidades comerciais. Portanto, ao procurar a solução ideal, tenha em mente estas dicas para ajudar a restringir sua busca:

• Elabore uma estratégia clara com os resultados desejados para a compra. Antes de adquirir qualquer solução, certifique-se de que ela pode apoiar suficientemente suas necessidades de negócio e seus objetivos de longo prazo.
• Avalie o suporte ao cliente. É provável que os usuários da solução exijam suporte técnico do fornecedor do software. Por isso, verifique se os fornecedores oferecem assistência confiável.
• Identifique seu orçamento de forma conservadora. É claro que a solução que sua empresa escolher deve estar dentro do orçamento alocado. Além disso, os fornecedores podem ter diferentes planos de preços, incluindo licença perpétua, assinatura anual ou mensal.
• Colete e revise avaliações de software. Solicite ao fornecedor estudos de caso ou histórias de sucesso envolvendo o uso do produto. Pesquisar resenhas de clientes também pode fornecer insights sobre a eficácia do software na prática.

Como a Smart Food Safe Ajuda as Indústrias Alimentícias a Construir um Sistema Digital de Gestão da Segurança Alimentar

A Smart Food Safe se esforça para se destacar como uma solução digital completa para modernizar todas as atividades de segurança alimentar nas empresas globais. Com a suíte modular da Smart Food Safe, as indústrias alimentícias podem:

• Implementar um Sistema Global de Gestão de Documentos de Qualidade e Segurança Alimentar com o Smart Docs;
• Fazer a transição de registros tradicionais em papel para registros digitais com o Smart Record;
• Gerenciar aprovação de fornecedores e desempenho baseado em risco por meio do Smart Supplier;
• Lidar com especificações de produtos e gestão de receitas com o Smart Specification;
• Aperfeiçoar a conformidade de segurança alimentar e qualidade ao abordar lacunas com o Smart Audit;
• Gerenciar análise de causa raiz e CAPA eficientemente com o Smart CAPA;
• Automatizar a liberação de produtos e a gestão de conformidade com o Smart Compliance;
• Utilizar sistema de gestão de aprendizagem digital para treinamentos com o Smart Training;
• Gerenciar visitantes digitais e controle de acesso com o Smart Visitor;
• Automatizar o monitoramento ambiental com o programa de monitoramento ambiental (EMP) com o Smart EMP;
• Gerenciar informações laboratoriais com o software LIMS (Smart Lab);
• Capturar práticas agrícolas e cumprir requisitos de GAP com o Smart Farm;
• Controlar identidade e acesso com o Smart IAM;
• Integrar módulos internos ou aplicações/dispositivos externos com o Smart Integration;
• Simplificar a análise de perigos para planejamento preventivo com o Smart HACCP;
• Gerenciar eficiência de segurança alimentar e recalls por meio do Smart Recall Management Database;
• Obter fácil acesso a requisitos regulatórios globais de segurança alimentar com o Smart Regulatory.