Você sabia que, na linguagem das auditorias, se você não documentou algo, simplesmente significa que não fez?

A conformidade com os requisitos de segurança e qualidade alimentar é um aspecto inegociável de toda indústria alimentícia e um pilar essencial para o sucesso. Agora imagine um mundo onde a conformidade documental é fluida, eficiente e auditável. Isso pode se tornar realidade graças ao poder dos sistemas digitais de gestão de documentos.

Em empresas do mundo todo, as organizações precisam lidar com enormes quantidades de documentos para manter a conformidade. Dado o volume do fluxo documental nesse processo, é primordial que as empresas aperfeiçoem a gestão de documentos para obter resultados ótimos de conformidade documental. O sistema digital de gestão de documentos baseia-se no aproveitamento de processos automatizados para um manuseio rápido e eficiente de documentos, eliminando os fluxos de trabalho manuais tediosos e os desafios associados à localização de informações críticas. Ao adotar a gestão digital de conformidade em segurança e qualidade alimentar, as empresas do setor podem experimentar uma tranquilidade inigualável sabendo que a documentação de sua empresa está alinhada com os padrões e regulamentações da indústria.

Diga o que Faz, Faça o que Diz

Embora possa parecer simplista, o princípio de “dizer o que faz e fazer o que diz” é um diferencial fundamental entre uma organização próspera e eficiente e outra que permanece estagnada devido à dependência excessiva de métodos e sistemas tradicionais. Essa frase encapsula a essência da integridade nas práticas empresariais, destacando a importância de cumprir os compromissos. Abaixo está uma divisão dos diferentes elementos abrangidos por esse conceito.

1. DIGA O QUE FAZ – Documentar informações sobre políticas, procedimentos e instruções de trabalho
2. FAÇA O QUE DIZ – Seguir o registro de documentos conforme exigido nos documentos
3. DEVIDA DILIGÊNCIA – Demonstrar devida diligência com evidências

No âmbito da conformidade documental, os sistemas baseados em papel frequentemente falham em traduzir intenções em ações principalmente devido à complexidade dos documentos em papel, incluindo sua natureza física, limitações de armazenamento, dificuldade de recuperação, vulnerabilidade a danos ou perdas e dificuldades para manter o controle de versões de documentos. Como resultado, o potencial para erros, atrasos e má comunicação é grande, comprometendo a integridade dos processos organizacionais.

A digitalização da gestão de documentos permite que as empresas fechem a lacuna entre o que é dito e o que é feito. Com a transformação digital da gestão de documentos, as empresas podem alinhar perfeitamente suas palavras e ações por meio de captura de dados em tempo real, rastreamento automatizado, repositórios centralizados e fluxos de trabalho otimizados para estabelecer responsabilidade e conformidade consistente em todas as suas operações. Além disso, os sistemas digitais fornecem uma trilha de auditoria, permitindo que as empresas rastreiem todo o ciclo de vida dos documentos e das ações tomadas.

Como a Gestão de Documentos em Papel se Torna um Pesadelo de Conformidade?

Apesar dos inúmeros avanços tecnológicos que revolucionaram vários aspectos de nossas vidas, é um tanto desconcertante que muitas empresas continuem dependendo de sistemas de gestão de documentos em papel. Apesar de seu uso prolongado, eles abrigam inúmeras limitações inerentes que podem ser bastante problemáticas para as empresas na gestão da conformidade. Vejamos alguns inconvenientes significativos de utilizar gestão de documentos em papel e como eles afetam o cenário de conformidade:

1. Acessibilidade Limitada Documentos físicos geralmente são armazenados em armários ou salas de arquivo, dificultando o acesso rápido e eficiente pelos funcionários. Além disso, esses documentos não podem ser acessados remotamente, causando atrasos e prejudicando a produtividade. No ambiente empresarial acelerado de hoje, onde o trabalho remoto está se tornando mais comum, a falta de mobilidade nos sistemas em papel pode impactar gravemente os esforços de conformidade.
2. Riscos de Erro Humano Manusear e gerenciar documentos em papel envolve processos manuais, deixando espaço para erro humano. Arquivos mal classificados, documentos perdidos ou danos acidentais são ocorrências comuns que podem comprometer os requisitos de conformidade. Como os documentos em papel também são suscetíveis à degradação ao longo do tempo, uma vez perdidos os arquivos, não há como recuperar as informações, aumentando o risco de ilegibilidade e perda de informações críticas. A dependência da entrada manual de dados amplifica ainda mais as chances de imprecisões, levando a violações de conformidade e possíveis consequências legais.
3. Gestão de Revisões Sistemas de documentos em papel lutam para rastrear com precisão mudanças, revisões e atualizações feitas nos documentos. Consequentemente, as organizações podem enfrentar confusão e dificuldade para determinar a versão mais atualizada de um documento. A limitação de não ter um controle de versão adequado pode ser prejudicial quando se trata de requisitos de conformidade, pois a incapacidade de apresentar a versão atual e precisa de um documento durante auditorias ou consultas regulatórias pode colocar em risco o status de conformidade da organização.
4. Falta de Trilhas de Auditoria A ausência de trilhas de auditoria robustas reflete a incapacidade de rastrear efetivamente mudanças, revisões e atualizações. Um registro claro de revisões e atualizações de documentos é necessário para validar a credibilidade e transparência dos esforços de conformidade e evitar violações de conformidade e consequências legais. Sem uma trilha de auditoria confiável, as organizações podem ter dificuldade para provar adesão a regulamentações e padrões, arriscando seu status de conformidade.
5. Recuperação & Busca Localizar documentos específicos dentro de uma vasta coleção de arquivos em papel pode ser uma tarefa demorada e tediosa. A recuperação de documentos depende fortemente da busca manual, que é lenta e propensa a erros. A falta de indexação e funcionalidade de busca adequada em sistemas em papel prejudica a eficiência e aumenta a probabilidade de não conformidade. Os requisitos de conformidade frequentemente necessitam de acesso rápido a documentos específicos, e a ineficiência dos sistemas em papel pode impedir respostas oportunas a consultas regulatórias.
6. Capacidades de Colaboração As potencialidades de comunicação e coordenação permanecem restritas para a gestão de documentos em papel. Editar um documento em papel também seria um problema. Por exemplo, quando vários chefes de departamento precisam criar um documento compartilhado, eles precisam imprimir várias cópias, fazer individualmente as edições necessárias e depois trocar suas versões antes de começar a trabalhar na versão final, resultando em um processo muito intensivo em tempo.
7. Impacto Ambiental Sistemas em papel têm um impacto ambiental significativo devido ao consumo de papel, tinta e energia usada na impressão. À medida que a sustentabilidade e a consciência ecológica se tornam mais críticas, depender da gestão de documentos em papel também pode ser visto como um obstáculo à conformidade com regulamentações ambientais.
8. Custos Recorrentes Além de exigir uma quantidade substancial de papel, implementar sistemas em papel implica despesas adicionais em suprimentos de escritório como impressoras, fotocopiadoras, papelaria, etc. Documentos em papel ocupam espaço físico, gerando desafios de armazenamento para as organizações. Isso pode aumentar ainda mais os custos de aquisição e manutenção de armários, salas de arquivo e espaço adicional de escritório. Esses custos cumulativos podem se tornar um fardo financeiro significativo para muitas organizações.

Sistemas de Gestão de Documentos: Um Guia Rápido

Imagine ter uma ferramenta poderosa que ajuda sua organização a processar, capturar, armazenar, gerenciar e rastrear documentos de forma fluida. É exatamente isso que um sistema de gestão de documentos faz. Você pode se despedir do caos dos arquivos em papel e dar as boas-vindas a uma maneira organizada, eficiente e digital de lidar com suas informações críticas de negócios com um software de gestão de documentos.

Benefícios de Migrar para a Gestão Digital de Documentos

Um sistema de gestão de documentos permite que você desenvolva processos estáveis, previsíveis e mensuráveis para acessar rapidamente as informações exatas que procura, quando e onde precisar. A importância dos sistemas de gestão de documentos está se tornando cada vez mais relevante no mundo dos negócios atual. Com o impacto pós-COVID-19 e a adoção do trabalho híbrido ou remoto, as empresas estão reconhecendo as limitações das técnicas convencionais de gestão de documentos.

Adotar um sistema de gestão de documentos oferece às empresas controle e insights valiosos sobre o fluxo de documentos e dados dentro e fora da organização. Seja os funcionários trabalhando remotamente ou no escritório, esse sistema garante que todos tenham acesso às versões mais recentes e atualizadas dos documentos sem o incômodo de trocas constantes de e-mails, facilitando comunicação fluida, processos de revisão eficientes e aprovações oportunas. Além disso, o software de gestão de documentos traz responsabilidade interna otimizada, aborda preocupações de segurança e suporta auditorias de dados criando uma trilha completa do ciclo de vida de um documento, desde a criação até modificações e distribuição. Em resumo, um software de gestão de documentos pode trazer as melhores práticas de gestão documental com tecnologia para que as empresas prosperem no ambiente de trabalho moderno e fiquem à frente da curva em um cenário empresarial em rápida evolução.

Etapas para a Implementação de um Sistema de Gestão de Documentos:

1. Avalie seu processo atual de gestão de documentos, identificando áreas de melhoria e esclarecendo como os membros da equipe interagem com os documentos.
2. Teste e selecione um sistema de gestão de documentos adequado com base em capacidades de integração, suporte a tipos de arquivo, acessibilidade, recursos de colaboração, conformidade, funcionalidade de busca e experiência do usuário.
3. Estabeleça regras de gestão de documentos, incluindo procedimentos para upload, gestão de dados, modificações, aprovação, recuperação e arquivamento. Faça upload de documentos existentes e colete feedback para ajustar o desempenho do sistema.

Principais Recursos a Procurar em um Sistema de Gestão de Documentos

• Integrações Perfeitas: O sistema deve integrar-se a outros sistemas e repositórios como e-mail, ERP, etc., trazendo um fluxo de trabalho conectado e otimizado.
• Controle de Versão e Rastreamento: Um sistema confiável deve oferecer recursos de controle de versão, garantindo que os usuários sempre acessem as versões mais recentes dos documentos. Além disso, rastrear alterações, incluindo quem as fez e quando, simplifica trilhas de auditoria e colaboração.
• Interface Amigável: Opte por um sistema com interface amigável para garantir acessibilidade fácil, mínimo tempo de inatividade e recursos intuitivos. Os funcionários devem poder navegar, gerenciar e colaborar em documentos com facilidade.
• Níveis de Permissão: Os níveis de acesso devem permitir que administradores e gerentes atribuam permissões específicas a arquivos e funcionários com base em suas funções e responsabilidades.
• Suporte à Conformidade Regulatória: Para indústrias regulamentadas, o sistema deve auxiliar no atendimento aos requisitos de conformidade por meio de recursos como trilhas de auditoria automatizadas, fluxos de trabalho de gestão de informações e adesão a padrões regulatórios.
• Ferramentas de Co-trabalho: Procure recursos de colaboração em equipe dentro do sistema, incluindo compartilhamento de documentos, acompanhamento de tarefas, gestão de documentos de projeto, fluxos de trabalho e co-autoria, promovendo trabalho em equipe eficaz e produtividade.
• Automação de Fluxos de Trabalho: Considere um sistema que ofereça automação de fluxos de trabalho, permitindo processos comerciais sistemáticos e consistentes ao automatizar tarefas rotineiras, aprovações e notificações.
• Suporte à Nuvem: Soluções baseadas em nuvem permitem acesso remoto a documentos de qualquer local e dispositivo, apoiando arranjos de trabalho flexíveis e aumentando a produtividade.
• Navegação & Funcionalidade de Busca: Permita acesso sem esforço aos documentos, organização intuitiva e capacidades de busca eficientes, permitindo que os usuários localizem e recuperem informações rapidamente e facilmente.
• Escalabilidade & Gestão Inteligente de Conteúdo: Sistemas avançados podem incorporar inteligência artificial para tarefas como categorização de documentos, extração de dados e melhoria da organização e eficiência de documentos. Considere a escalabilidade do sistema para acomodar o crescimento futuro dos negócios e demandas em evolução.

Mantendo esses recursos em mente, você pode tomar uma decisão informada ao selecionar um sistema de gestão de documentos que se alinhe às necessidades específicas de sua organização e complemente a eficiência geral.

Como o Smart Docs se Destaca como Sistema Digital de Gestão de Documentos?

O Smart Docs da SmartFoodSafe é um software digital de gestão de documentos desenvolvido para otimizar todo o processo de gestão documental e manter a conformidade documental com padrões globais de qualidade e segurança alimentar. Desbloqueie todo o potencial de sua organização com os recursos avançados do Smart Docs para entregar uma solução abrangente e integrada que garante conformidade e eleva a produtividade.

Controle Sistemático de Documentos

Supervisione eficientemente todos os aspectos da gestão de documentos para criar e editar documentos sem esforço, fazer upload de arquivos personalizados, vincular documentos internos/externos e integrar perfeitamente armazenamento em nuvem para processos de documentação simplificados e organizados.

Padrões Regulatórios Globais Integrados

Escolha entre uma gama de padrões globais de Qualidade & Segurança Alimentar incorporados como SQF, BRCGS, IFS, etc., acesse uma biblioteca de modelos padrão, migre para as versões mais recentes com um clique e passe nas auditorias com louvor para permanecer em conformidade conforme exigido pelo 21 CFR Part 11 Document Compliance.

Repositório Centralizado de Documentos

Possua um ecossistema documental centralizado para organizar e armazenar sem esforço todos os documentos, personalizar categorização de pastas, utilizar filtros de busca versáteis e acessá-los com segurança de qualquer lugar para operações comerciais ininterruptas.

Agendamento de Tarefas

Garanta conformidade oportuna agendando tarefas de revisão e aprovação, sincronizando-as com os calendários dos usuários, recebendo lembretes por e-mail e mantendo um histórico de status codificado por cores para uma gestão completa de conformidade.

Fluxo de Trabalho Documental Automatizado

Supervisione e gerencie processos centrados em documentos para maior produtividade em todas as suas operações comerciais com um fluxo de trabalho automatizado e configurável para gerenciar ciclos de vida de documentos, manter fluxos de aprovação e rejeição e executar ações documentais em tempo real.

Log de Auditoria Rastreável

Estabeleça funções de usuário conforme necessário para rastrear e relatar efetivamente o histórico completo de modificações, aprovações e rejeições de documentos, permitindo uma compreensão e visibilidade adequadas do ciclo de vida dos documentos por meio de log de auditoria, versionamento de documentos e resumos de log de alterações.

Smart Linking

Utilize o recurso Smart Linking para permitir que o usuário vincule políticas, procedimentos e registros relevantes de outros módulos como Smart Record, Smart Supplier, etc., necessários para cumprir os requisitos regulatórios de devida diligência.

Com o poder da tecnologia ao alcance de suas mãos, o Smart Docs permite que os usuários experimentem uma gestão documental fluida para fortalecer a devida diligência das empresas alcançando fluxos de trabalho documentais ótimos e eliminando erros ou atrasos custosos.