Você ouviu falar do surto de envenenamento em um restaurante de sushi em Montana em meados de abril de 2023 que resultou em 2 mortes e 41 clientes infectados e acredita-se estar associado a cogumelos morel cultivados na China e distribuídos da Califórnia?

Mesmo que o conceito de um processo eficiente de qualificação de fornecedores para garantir a segurança dos ingredientes alimentícios tenha envelhecido como um bom vinho, inúmeros surtos e recalls ainda se originam de contaminação em ingredientes adquiridos. É hora de os stakeholders da indústria alimentícia investigarem maneiras de remediar esse problema e formularem estratégias para entender o que pode ser feito de diferente para garantir que cada ingrediente usado na produção de alimentos seja da mais alta qualidade e atenda aos padrões e regulamentações de segurança necessários. É aqui que os resultados de gestão de fornecedores habilitados por tecnologia podem pavimentar o caminho para desbloquear o potencial total de um ecossistema de fornecedores para mitigar riscos de qualidade e segurança alimentar.

Um ecossistema de fornecedores refere-se à rede interconectada de fornecedores, vendedores e parceiros com os quais uma empresa colabora para adquirir materiais, produtos e serviços. Ao selecionar estrategicamente e fazer parcerias com fornecedores confiáveis e de alto desempenho, as empresas podem acessar sua expertise, alavancar suas capacidades e fomentar um crescimento sustentável dos negócios para garantir qualidade e segurança do produto.

10 Fatores Essenciais para Qualificação e Avaliação Bem-Sucedida de Fornecedores

Os procedimentos de aquisição visam otimizar a utilização de recursos, o que necessita de uma avaliação competente de fornecedores para a identificação e seleção de fornecedores confiáveis e de alta qualidade que atendam consistentemente às necessidades e expectativas da organização. Considerar a base existente de fornecedores para medir seu desempenho também é vital para compreender perspectivas de redução de custos, mitigação de riscos e melhoria contínua do ecossistema de fornecedores.

Uma organização estabelece critérios e padrões claros para qualificação de fornecedores, incluindo qualidade do produto, segurança, confiabilidade, preços, prazos de entrega, estabilidade financeira e conformidade com requisitos regulatórios. Envolve coletar dados relevantes, realizar avaliações e analisar as habilidades e adequação dos fornecedores de maneira transparente e justa.

Vamos discutir brevemente 10 fatores essenciais que devem ser levados em conta para implementar qualificação e avaliação bem-sucedida de fornecedores.

• Avaliação de Riscos: Uma avaliação de riscos de fornecedores reconhece, examina e resolve riscos potenciais associados a cada fornecedor. Envolve avaliar características, incluindo perigos químicos, físicos ou biológicos que podem levar à contaminação. Determinar o nível de risco associado a um ingrediente pode ser auxiliado pela revisão de regulamentações e dados históricos. Por exemplo, ingredientes que são alérgenos, usados em grandes quantidades ou propensos a contaminação bio, física ou química são considerados de alto risco.
• Requisitos de Aprovação: Criar uma lista de verificação de aprovação de fornecedores contendo requisitos de aprovação é fundamental para padronizar sua avaliação de fornecedores e tornar suas decisões melhores, mais rápidas e mais estratégicas. Listas de verificação de aprovação de fornecedores servem ao propósito de garantir consistência, responsabilidade e minuciosidade na qualificação de fornecedores, fomentando um desempenho geral melhorado dos fornecedores.
• Aprovação Objetiva: Gerentes de aquisição precisam estabelecer critérios de pontuação para avaliar e selecionar fornecedores adequados e mantê-los na lista de vendedores aprovados. Isso leva a um processo de aprovação objetiva, oferecendo uma estrutura sistemática para avaliar fornecedores e permitindo que as empresas comparem fornecedores com base em critérios predefinidos, levando a decisões de aprovação de fornecedores mais informadas e objetivas.
• Especificações de Materiais: Uma boa relação com fornecedores começa com a definição evidente das especificações de materiais que você espera do fornecedor. A fase inicial é a gestão de especificações, envolvendo a geração de especificações precisas e abrangentes em colaboração com o fornecedor. Atualmente, muitas empresas falham em envolver totalmente os fornecedores nesse processo.
• Aspectos Qualitativos: Alguns critérios são difíceis de medir quantitativamente e requerem uma avaliação mais subjetiva. Avaliar os sistemas de gestão de qualidade do fornecedor, certificações, histórico e adesão a padrões da indústria é essencial. Isso assegura que os produtos ou serviços fornecidos atendam aos requisitos de qualidade do negócio e evitem quaisquer riscos ou problemas potenciais mais adiante.
• Avaliação Ponderada: Em casos onde critérios de seleção podem conflitar, como custo versus qualidade, é necessário atribuir pesos a cada critério. Isso facilita determinar qual fornecedor oferece o melhor trade-off entre os critérios selecionados. É aconselhável focar em alguns critérios chave em vez de uma lista longa para garantir que cada critério carregue peso significativo no processo geral de pontuação.
• Prazo: Definir um prazo claro é uma maneira adequada de garantir um processo de aprovação de fornecedores suave. Nomear prazos e verificação de conformidade de fornecedores de tempos em tempos ajuda a manter o processo de avaliação no caminho certo e garante tomada de decisão oportuna.
• Avaliadores Responsáveis: Designar um indivíduo ou equipe responsável pela avaliação de fornecedores é importante. Tipicamente, um funcionário dentro do departamento de aquisição assume esse papel. No entanto, para cenários de alto risco em cadeias de suprimentos complexas, pode ser aconselhável contratar um analista ou consultor que possa auxiliar com vários aspectos do processo de avaliação ou empregar um mecanismo alternativo de gestão de fornecedores, como ferramentas digitais para o processo de seleção de vendedores.
• Banco de Dados Centralizado de Fornecedores: Gerenciar um grande número de fornecedores em diferentes funções pode ser desafiador. É recomendado criar e manter um banco de dados centralizado de todos os fornecedores. Soluções de software de gestão de fornecedores incorporando um banco de dados de fornecedores podem ser capazes de automatizar e consolidar dados e insights de fornecedores, tornando mais fácil rastrear e gerenciar informações de fornecedores de forma eficaz.
• Gestão de Relacionamento com Fornecedores: Comunicação eficaz e uma forte relação de trabalho com fornecedores são primordiais para uma colaboração bem-sucedida. Elaborar um canal de comunicação robusto, como um portal de fornecedores, pode ser instrumental em ser um hub central para simplificar vários elementos da avaliação de fornecedores, levando a maior eficiência, transparência e manutenção atualizada sobre requisitos de fornecedores.

Uma Visão Rápida do Programa de Verificação de Fornecedores Estrangeiros da FDA (FSVP)

O abastecimento seguro de ingredientes é uma prioridade máxima, e um programa de verificação de fornecedores é a chave. Ele atua como uma rede de segurança que protege os consumidores de riscos prováveis. Ao avaliar e validar rigorosamente fornecedores por meio de auditorias, inspeções e verificações de qualidade, cada ingrediente atende aos mais altos padrões, e apenas parceiros confiáveis chegam à mesa do consumidor.

O Programa de Verificação de Fornecedores Estrangeiros (FSVP) é uma ferramenta transformadora de verificação de fornecedores estabelecida pela Administração de Alimentos e Medicamentos dos EUA (FDA) sob a Lei de Modernização da Segurança Alimentar (FSMA). Foi introduzido pela FDA como uma ferramenta de benchmarking para um programa eficaz de gestão de fornecedores em 16 de novembro de 2015 para Importadores de Alimentos para Humanos e Animais, com uma data inicial de conformidade de 30 de maio de 2017. Aqui está uma visão geral breve dos requisitos do FSVP:

Um importador FSVP refere-se ao proprietário ou consignatário nos EUA de um alimento oferecido para importação nos Estados Unidos. Os requisitos do FSVP da FDA se aplicam a importadores de alimentos nos EUA, e o FSVP responsabiliza os importadores por verificar que os produtos que trazem para os EUA atendam aos mesmos padrões rigorosos de segurança que os alimentos produzidos domesticamente para garantir a segurança e conformidade de produtos alimentícios importados. O FSVP deve ser realizado por importadores por meio das seguintes etapas:

• Análise de Perigos: Os importadores devem realizar uma avaliação completa de perigos potenciais de segurança alimentar associados aos produtos importados.
• Avaliação de Fornecedores: Os importadores precisam avaliar seus fornecedores estrangeiros para garantir sua conformidade com regulamentações da FDA e padrões de segurança alimentar.
• Atividades de Verificação: Os importadores são responsáveis por implementar atividades de verificação apropriadas para confirmar que o alimento importado atende aos requisitos de segurança dos EUA. Isso pode envolver auditorias no local, amostragem e testes, revisão de registros e outras medidas relevantes.
• Ações Corretivas: Os importadores devem ter procedimentos em vigor para abordar qualquer não conformidade identificada ou questões de segurança alimentar prontamente. Isso inclui estabelecer ações corretivas e medidas de acompanhamento para retificar deficiências.
• Manutenção de Registros: Registros detalhados relacionados ao FSVP devem ser mantidos. Isso inclui documentação de análises de perigos, avaliações de fornecedores, atividades de verificação e quaisquer ações corretivas tomadas, e torná-los disponíveis para a FDA mediante solicitação.
• Indivíduo Qualificado: Os importadores devem designar um indivíduo qualificado ou indivíduos que tenham o conhecimento e treinamento necessários para desenvolver e supervisionar o FSVP.
• Reavaliação: O FSVP deve ser reavaliado periodicamente ou quando houver mudanças nas circunstâncias que possam impactar a segurança do alimento importado.

Esses elementos chave do FSVP trabalham juntos, e se a conformidade com o FSVP não for mantida, pode resultar em penalidades, interrupções de importação ou recusa de entrada no mercado dos EUA. Também é importante para importadores FSVP ficarem informados sobre regulamentações, atualizações e orientações da FDA relacionadas ao FSVP para garantir conformidade contínua com esses requisitos. A FDA lançou o rascunho final de orientação para requisitos do FSVP em 11 de janeiro de 2023, retendo os componentes principais do rascunho de orientação e feedback de stakeholders que visavam auxiliar importadores na construção de um FSVP bem-sucedido.

Processo de Gestão de Fornecedores de Hoje & O Que Esperar

No cenário global em rápida mudança e interconectado de hoje, a indústria alimentícia depende fortemente de cadeias de suprimentos sofisticadas para entregar produtos seguros e de alta qualidade aos consumidores. Olhando para o reino da gestão de fornecedores, as empresas estão cada vez mais focadas em construir relações poderosas com fornecedores e garantir sua conformidade com vários padrões e requisitos. Tradicionalmente, a ênfase tem sido particularmente na aprovação de fornecedores individuais. No entanto, há um reconhecimento avançado da necessidade de uma abordagem mais abrangente que envolva a aprovação de toda a cadeia de suprimentos, desde fornecedores diretos até toda a rede.

A aprovação da cadeia de suprimentos ganhou importância significativa, pois garante que todos os fornecedores dentro da cadeia atendam aos requisitos do cliente e cumpram com regulamentações. Essa linha de ação protege os consumidores contra perigos potenciais à saúde e reforça a integridade geral do suprimento de alimentos. Ao garantir conformidade ao longo de toda a cadeia de suprimentos, as empresas podem detectar quaisquer elos fracos ou gargalos que poderiam comprometer a segurança da cadeia de suprimentos. Além disso, a aprovação da cadeia de suprimentos permite que as empresas mitiguem riscos associados às suas cadeias de suprimentos, estendendo-se até o nível de parcela. Ao comunicar requisitos aos fornecedores e permitir que eles cascateiem esses requisitos para seus sub-fornecedores, as empresas podem prevenir proativamente riscos e assegurar que os produtos adquiridos sejam seguros e alinhados com as necessidades específicas de seus clientes. Isso fortalece a transparência e responsabilidade ao longo da cadeia de suprimentos, levando a controle de qualidade aprimorado e gestão de riscos.

O processo de gestão de fornecedores começa com a identificação de fornecedores potenciais por meio de bancos de dados, diretórios online e redes da indústria. Uma vez identificados fornecedores potenciais, um processo de qualificação é empreendido para avaliar suas capacidades, estabilidade financeira e adesão a padrões regulatórios e de qualidade. A avaliação contínua de desempenho de fornecedores envolve monitoramento de indicadores chave de desempenho (KPIs) por meio de revisões regulares e cartões de pontuação. A gestão de riscos de fornecedores pode desempenhar um papel significativo na mitigação de interrupções na cadeia de suprimentos, e estabelecimentos empregam ferramentas de avaliação de riscos, mapeamento de cadeia de suprimentos e planos de continuidade de negócios para gerenciar riscos de fornecedores.

Olhando para o futuro, inteligência artificial (IA), blockchain, sistemas em nuvem, análise de dados e ferramentas automatizadas subirão à proeminência para elevar a eficiência e precisão do processo de gestão de fornecedores. Big data e análise preditiva podem fornecer informações coletadas digitalmente para equipes de aquisição ganharem insights valiosos para tomar decisões críticas. Dispositivos móveis são facilitadores de processos de aquisição mais simplificados e tempo de resposta reduzido respondendo a notificações, escaneamento de código de barras, coordenação e atualização de fluxos de trabalho de gestão de fornecedores que podem ser realizados tanto off-site quanto on-site. A avaliação de fornecedores será ainda aprimorada por integração de dados em tempo real, promovendo monitoramento exaustivo e gestão dinâmica de desempenho.

À medida que sistemas de aquisição convencionais se aproximam da obsolescência no cenário de negócios de hoje, as organizações devem adotar uma mentalidade de transformação digital e avaliar todo o seu ecossistema e processos de fornecedores. Abraçar essa mudança permite que as empresas desenvolvam e implementem um roadmap flexível para gestão de fornecedores que gera um retorno sobre investimento (ROI) tangível e positivo enquanto se adapta às dinâmicas de mercado em evolução.

Smart Supplier como uma Solução Digital para Garantir Abastecimento Seguro de Ingredientes

A SmartFoodSafe apresenta o Smart Supplier como uma solução de software de aprovação e gestão de desempenho de fornecedores projetada para garantir abastecimento seguro de ingredientes criando um programa de aprovação de fornecedores baseado em risco e supervisionando desempenhos de vendedores com KPIs personalizados. Oferece uma gama de recursos e funcionalidades que simplificam qualificação, engajamento e monitoramento de desempenho de fornecedores, como:

Gestão do Ciclo de Vida de Fornecedores: Gerencie e supervise efetivamente todo o ciclo de vida dos fornecedores em uma plataforma centralizada, desde o onboarding inicial e qualificação até avaliação contínua de desempenho e, se necessário, descontinuação ou substituição.

Avaliação Automatizada de Riscos de Fornecedores: Identifique, monitore e mitigue riscos específicos de país, commodity e fornecedor para ajudar as empresas a tomar decisões informadas sobre seleção de fornecedores e entender seu impacto potencial em objetivos de negócios.

Qualificação Objetiva de Vendedores: Forneça listas de verificação configuráveis e pontuações e classificações de aprovação para qualificação objetiva de vendedores para confirmar que o vendedor satisfaz critérios e padrões predeterminados antes de ser aprovado como fornecedor qualificado, permitindo avaliação padronizada e consistente de fornecedores.

Avaliação de Desempenho de Fornecedores: Avalie sistematicamente o desempenho de fornecedores com listas de verificação de desempenho personalizáveis para decidir a decisão de desempenho do fornecedor para iniciar requalificação de fornecedores, desqualificar fornecedores ou continuar trabalhando com eles.

Portal de Fornecedores: Promova comunicação e colaboração otimizadas com fornecedores por meio de um portal de engajamento de fornecedores para enviar documentação para controles de segurança alimentar, especificação de produto e documentação de certificação, e atualizar conforme e quando expirarem.

Alertas & Notificações: Mantenha fornecedores informados sobre itens acionáveis e requisitos gerando alertas e notificações automatizadas em tempo real, entregues via e-mail personalizado, notificações no app, etc., sobre atividades relacionadas a fornecedores para permitir que stakeholders deem respostas prontas ou oportunas.

Gestão de Não Conformidades: Permita rastreamento, resolução e documentação eficaz de questões de não conformidade para determinar e gerenciar não conformidades de fornecedores para manter a adesão do fornecedor a requisitos regulatórios e internos.

Painel & Relatórios: Aprimore a tomada de decisão baseada em dados para monitoramento de desempenho de fornecedores visualizando status e desempenho de fornecedores por meio de filtros personalizados, gráficos e relatórios analíticos.

Portanto, o Smart Supplier é uma ferramenta digital impactante que pode trazer os melhores resultados de gestão de fornecedores para manter abastecimento seguro de ingredientes enquanto simultaneamente estabelece transparência, conformidade e custo-efetividade ao longo da cadeia de suprimentos.