Você deseja se livrar das pilhas de fichários em seu escritório e evitar vasculhar registro após registro para demonstrar conformidade durante auditorias? Quando o mundo está se digitalizando, por que não fazer o mesmo com seus registros?

Com os avanços tecnológicos em todos os aspectos do trabalho empresarial, ficaram para trás os dias de examinar montanhas de registros em papel e procurar manualmente informações. As empresas estão migrando de estratégias baseadas em papel para estratégias digitais de registro. Um exemplo notável desse fenômeno pode ser observado na indústria farmacêutica, que tem transformado profundamente a maneira como opera ao longo do tempo.

Desde que iniciou sua jornada de digitalização, a indústria farmacêutica avançou significativamente na digitalização de dados, pesquisas e operações. A manutenção de registros é um elemento crítico na fabricação farmacêutica, especialmente os registros de lote, que documentam todo o histórico de produção e informações de conformidade regulatória. Os registros de lote em papel envolvem páginas e mais páginas a serem preenchidas e armazenadas manualmente, tornando o processo altamente intensivo em mão de obra.

A era da digitalização veio em socorro, permitindo que empresas farmacêuticas criassem registros digitais, muito mais fáceis de revisar e acessar durante auditorias. Observando como a digitalização de registros contribuiu para a eficiência das empresas farmacêuticas, não é surpreendente que a complexa cadeia de suprimentos de alimentos esteja seguindo o mesmo caminho.

A FDA dos EUA já estabeleceu a Parte 11 do Título 21 do Código de Regulamentos Federais (CFR), que define como empresas que operam nos Estados Unidos devem manter um Sistema de Gestão da Qualidade sem papel, usando registros eletrônicos e assinaturas digitais em vez de documentação física e “assinaturas molhadas”.

As tendências mais recentes em gestão de registros são promissoras, pois estão revolucionando a forma como as empresas lidam com suas informações, inaugurando uma era de manutenção de registros mais rápida, segura e eficiente do que nunca.

Transição para Registros Digitalizados e Benefícios Proeminentes

À medida que a mudança se torna inevitável para impulsionar eficiência e otimização na manutenção de registros, é hora de as empresas adotarem um modelo digital de gestão de registros para atualizar seus sistemas de dados para o próximo nível e permanecerem na vanguarda do mundo dos negócios em constante evolução. Isso pode ser definitivamente atribuído às muitas vantagens da manutenção de registros digitalizada.

• Aumento da Eficiência: Lidar com documentos físicos pode reduzir a produtividade de uma equipe devido ao tempo necessário para processar solicitações de registros e à possibilidade de erro humano. Usar soluções digitais para manutenção de registros pode amplificar a eficiência da gestão de dados, pois pode reduzir significativamente o tempo e o esforço necessários para coletar, revisar, armazenar, analisar e recuperar registros, liberando os funcionários para se concentrarem em tarefas mais importantes.
• Automação de Registros: Atualizar programas de gestão de registros pode ser muito fácil implementando serviços automatizados para realizar várias tarefas de manutenção de registros, como captura, revisão, categorização, recuperação inteligente e cronogramas de retenção. A manutenção automatizada de registros pode levar à economia de custos, aumento da precisão no processamento de dados e redução do risco de erro humano na documentação das atividades empresariais.
• Economia de Custos: Gerenciar documentos físicos pode ser caro, exigindo recursos recorrentes e tempo dos funcionários. Nosso estudo de caso mostra que a manutenção de registros digitalizada gera uma economia estimada de cerca de US$ 5.000 em média apenas na redução de despesas com suprimentos de impressão. Já em relação aos custos trabalhistas para manutenção do programa de qualidade, espera-se uma economia média de US$ 10.000 a US$ 25.000 para uma empresa de médio porte. Considerando fatores como o tempo e o custo para localizar, digitalizar e organizar registros físicos, bem como o possível impacto financeiro de documentos perdidos, danificados ou roubados — incluindo o custo de substituí-los — as empresas terão benefícios financeiros significativos ao digitalizar a gestão de registros e, em última análise, poderão melhorar o resultado final da empresa.
• Acesso em Tempo Real: Quando os arquivos são registrados digitalmente, é possível impor restrições sobre informações confidenciais ou sensíveis de forma eficiente, ao mesmo tempo permitindo opções de acesso personalizáveis para os usuários. Os funcionários podem acessar informações digitais mesmo quando estão fora do escritório, abrindo perspectivas para o trabalho remoto — especialmente em tempos pós-pandemia que promovem modelos de trabalho híbridos e virtuais. A fácil acessibilidade e mobilidade dos registros digitais aprimoram as ações colaborativas e a comunicação em fábricas e escritórios.
• Melhor Retenção de Dados: Para qualquer agência ou empresa, gerenciar e cumprir períodos de retenção de documentos sempre foi um desafio significativo. A digitalização na manutenção de registros facilita mais durabilidade para os dados por meio da migração e conversão de registros assistida por sistemas tecnológicos, o que pode contribuir para mitigar os desafios de retenção de dados com facilidade. A migração preserva os dados movendo registros de um sistema desatualizado ou obsoleto para um novo, enquanto a conversão transforma registros em papel legados em formato digital usando sistemas de software adequados.
• Armazenamento em Nuvem: Registros digitalizados exigem métodos de armazenamento aprimorados, como armazenamento em nuvem e cofres digitais, para garantir a resiliência dos registros. O armazenamento em nuvem não apenas possibilita um fluxo de informações seguro e de alta velocidade, como também fornece acesso independente de localização aos registros e maior segurança. O armazenamento baseado na web é uma solução flexível que empresas de qualquer tamanho podem empregar.
• Capacidade de Pesquisa e Relatórios: Opções avançadas de pesquisa, como encontrar documentos digitais usando palavras-chave, fornecem uma maneira muito mais rápida de localizar informações específicas. Um ambiente de trabalho mais organizado e visualmente atraente é possibilitado por registros digitais de fácil localização, combinados com recursos de relatórios que permitem aos usuários ter uma visão consolidada das atividades de gestão de registros e acompanhar tendências.
• Maior Mobilidade na Manutenção de Registros: Ambientes de trabalho contemporâneos frequentemente exigem que os profissionais estejam em movimento para realizar suas tarefas ao longo do dia usando smartphones ou tablets. Dada a natureza acelerada do ambiente de trabalho atual, o acesso instantâneo a documentos e registros essenciais é crucial. Assim, os sistemas modernos de gestão de registros são projetados para serem acessíveis em vários dispositivos, como celulares e tablets.
• Maior Conformidade Regulatória: Procedimentos tediosos para cumprir regulamentações e requisitos legais podem ser facilitados com registros digitais, como checklists de auditoria, que fornecem um registro seguro e rastreável de transações e atividades, além de uma trilha de auditoria acessível e precisa.
• Sustentabilidade: A sustentabilidade empresarial é um critério forte para empresas modernas, pois significa operar preservando o bem-estar do meio ambiente local e global e apoiando a comunidade e a economia. Eliminar o papel também ajuda as organizações a reduzir sua pegada de carbono para um futuro mais sustentável, minimizando a produção e o desperdício de papel.

Apesar dos inúmeros benefícios, estabelecer a otimização na manutenção de registros digitalizados não está isento de desafios. Alguns dos obstáculos predominantes enfrentados pelas indústrias incluem preocupações com segurança e privacidade de dados, problemas de compatibilidade, confiabilidade e longevidade dos dados armazenados e gestão de ativos digitais em múltiplas localidades.

Smart Record como Solução para Empresas Alcançarem a Manutenção de Registros Digitalizada

A SmartFoodSafe apresenta o Smart Record como um software robusto de gestão de registros que possibilita uma manutenção de registros sem papel para apoiar as operações diárias das empresas, oferecendo transparência e rastreabilidade de ponta a ponta. Ele fornece um espaço digital seguro onde você pode armazenar registros cruciais da empresa de maneira confiável e acessível por meio de recursos-chave, como:

Construtor de Formulários Online

Modelos de registros podem ser construídos criando formulários digitais que permitem a migração de registros físicos para formato digital sem a necessidade de conhecimento em desenvolvimento de software.

Formatação Condicional e Validação

Há uma provisão para incluir uma variedade de tipos de campos versáteis para gerar registros dinâmicos e fáceis de usar, utilizando ferramentas como formatação condicional, validações e fórmulas, conforme a conveniência do usuário.

Fluxo de Trabalho

Um fluxo de trabalho pode ser definido para cada modelo de registro gerado de acordo com o fluxo de processo necessário para os respectivos registros. Esse recurso garante a execução precisa e oportuna da manutenção de registros.

Log de Auditoria

Um log de auditoria autoriza os usuários a monitorar ações passadas de manutenção de registros ao longo do tempo, com acesso instantâneo a dados transacionais.

Agendamento

Um recurso de agendamento pode ser incluído para definir lembretes para preenchimento de registros e acompanhamento de tarefas únicas ou frequentes. Tarefas como criar, revisar ou verificar registros podem ser atribuídas a usuários com cronogramas que incluem períodos de tolerância para frente ou para trás.

Notificações Personalizadas

Com base nas ações realizadas em seus registros, os usuários podem receber notificações. Eles também têm a opção de escolher seus modos preferidos de notificação, como e-mail, SMS ou notificações no aplicativo.

Rastreabilidade

Os usuários podem rastrear registros tanto para frente quanto para trás em qualquer estágio usando dados críticos para um processo de rastreabilidade personalizado, monitorando o movimento de materiais ao longo da cadeia de suprimentos.

Manutenção de Registros Offline

Os aplicativos de registros para Android e iOS facilitam a criação de registros usando o Smart Record no modo offline, e os registros são sincronizados automaticamente com o sistema quando o usuário estiver online.

Painel e Relatórios Personalizados

Essa funcionalidade ajuda os usuários a visualizar processos de manutenção de registros, gerar relatórios personalizados, supervisionar conformidade e tendências e recuperar registros com facilidade por meio de uma interface interativa.

Biblioteca de Modelos

Uma coleção de modelos pré-definidos é disponibilizada, da qual os usuários podem escolher aquele que melhor atende às suas necessidades. Eles podem, então, fazer os ajustes necessários, visualizar o resultado para responsividade e salvá-lo para formular registros.

Empresas que ainda mantêm sistemas convencionais de manutenção de registros enfrentam uma série de dificuldades, incluindo sobrecarga de informações, integridade dos dados, conformidade com regulamentações, procedimentos tediosos de recuperação de registros, prazos de retenção ausentes e questões ambientais. Se sua empresa está entre aquelas que desejam fazer a transição para a gestão digitalizada de registros ou tentar superar as dificuldades existentes associadas à adoção de sistemas digitais, entre em contato conosco hoje para ajudá-lo a navegar nessa jornada com o Smart Record.